Com escriure una proposta de compra

Quan gestioneu un projecte o equip, eventualment, haurà de comprar productes o serveis d'una empresa externa. Les empreses tenen protocols que detallen els imports específics de dòlars que els empleats poden autoritzar en nom de l'empresa. Si la compra que voleu fer és superior al llindar especificat, es requereix que un supervisor autoritzi la compra. En aquests casos, la proposta de compra s'utilitza per justificar la necessitat d'una compra, especialment quan la despesa sigui gran o afecti una part important de l'empresa.

Crea una taula de comparació. El gràfic hauria d'enumerar a cada proveïdor del bé o servei que esteu cercant i contenir atributs rellevants relatius a l'oferta. Per exemple, si busqueu un proveïdor per proporcionar activitats de creació d'equip per al personal, les categories inclouen: Nom de l'empresa, ubicació, Opcions d'activitat, Opcions per preu, Personal inclòs, Clients passats i Referències / Referència. Incloeu tants atributs "a primera vista" com sigui possible. Això farà que les dades siguin fàcils de revisar.

Feu la vostra recerca. Compileu una llista de tres a cinc proveïdors que subministren el bé o el servei que esteu cercant. La inclusió de diversos proveïdors en la vostra proposta indica la deguda diligència i ajuda al vostre administrador a comprendre ràpidament el vostre raonament. Obteniu un pressupost escrit de cada proveïdor i ompli el gràfic de comparació amb les seves dades. Planifiqueu d'acord amb això, ja que alguns proveïdors necessiten temps de lliurament per proporcionar cotitzacions. Obteniu un compromís del contacte del vostre proveïdor quan rebrà el pressupost escrit. Finalment, demaneu al proveïdor referències de les empreses que hagin realitzat negocis amb les que són similars a les seves.

Truqui a les referències del proveïdor. Tots els altres atributs, com ara el preu i el servei, es poden considerar iguals, però no tots els venedors seran aptes per a la vostra empresa. Un proveïdor pot tenir el producte adequat, però no pot oferir-lo a temps amb fiabilitat. És possible que els venedors de serveis no tinguin experiència amb el vostre tipus d'empresa, sinó que fan molt bé amb altres tipus. Les referències us ajudaran a salvaguardar aquest tipus de problemes i reforçar la validesa de la vostra proposta.

Prendre una decisió. Compara els proveïdors segons els atributs que heu definit, les referències i les cometes escrites. Compartiu les vostres troballes amb un col · lega l'opinió que valoreu i sol·liciteu la vostra aportació. Segueixi sent objectiu i trieu el proveïdor amb el major valor de l'empresa.

Crea una nota. Adreça la carta al decisor per a la compra. Escriviu una breu declaració sobre la vostra intenció de compra i indiqueu clarament per què la compra és necessària i quins beneficis tindrà a l'empresa. Si podeu calcular un retorn de la inversió, assegureu-vos d'incloure aquests detalls a la memòria. També s'inclou la investigació que va dur a terme, raó per la seva decisió i els costos associats a curt i llarg termini de la compra.

Envieu la nota al vostre supervisor. Inclou les propostes del venedor i el gràfic de comparació com a fitxers adjunts. Programeu una reunió amb el vostre supervisor per discutir la compra amb tot detall. Intenta anticipar les preguntes que el vostre supervisor tindrà i arribarà a la reunió programada amb respostes fortes i segures.