Els empresaris incorren en despeses enormes associades amb el manteniment d'una força de treball. Els costos dels treballadors de l'ocupador són molt més que simplement salaris, compensacions, incentius i bonificacions. El càlcul de la càrrega de feina implica facturar en cada dòlar gastat en nom de l'empleat, així com de l'empresari. Tot i que els especialistes en compensació de recursos humans són generalment responsables del càlcul de la càrrega laboral, el lideratge executiu d'una organització també ha d'estar involucrat en el procés. Les projeccions de la companyia, els ingressos, els processos pressupostaris i els objectius es basen en costos històrics, actuals i previsionals del treball.
Muntar tota la documentació relacionada amb l'estat dels empleats. Demana al teu personal de TI que ajudi a compilar dades d'empleats, com ara salaris, compensacions, increments basats en el rendiment, recompenses monetàries i altres pagaments d'incentius financers. Inclou les despeses anticipades i projectades que afecten la força de treball. Les despeses previstes inclouen tendències de contractació basades en mercats de nova creació o expansió en mercats globals que augmentaran la contractació, la contractació, la capacitació i el desenvolupament, i altres despeses laborals.
Recerca de registres de nòmines per determinar els imports pagats pels impostos federals, estatals i locals basats en l'ocupació. Si la vostra organització gestiona els treballadors remots, comproveu els imports estatals i fiscals locals per als empleats estacionats en llocs distants del vostre lloc de la seu. Examineu les normes i reglaments que publiqui el Servei d'Impostos Interns sobre les actualitzacions de la legislació fiscal i els canvis basats en l'any fiscal i l'any natural de la vostra empresa. Els empleadors que externalitzen les funcions administratives de la nòmina haurien de posar-se en contacte amb el proveïdor per obtenir aquesta informació. Assegureu-vos que la informació que obtingueu d'un proveïdor d'externalització és precisa i actualitzada.
Revisa els costos de les prestacions i altres despeses relacionades amb l'assegurança dels empleats. Les despeses d'assegurança dels empleats inclouen les contribucions de l'empresari per als plans d'assistència sanitària grupal, les primes d'assegurança per als programes de compensació i seguretat dels treballadors i les assegurances obtingudes per als executius, com ara la responsabilitat general i les polítiques d'errors i omissions. Els despatxos, els proveïdors de serveis sanitaris i altres proveïdors de serveis professionals també hauran de calcular les primes per a l'assegurança de malversació, les taxes de responsabilitat patronal i gestió del risc. Les cobertures d'assegurances, com la discapacitat a curt i llarg termini, són quantitats addicionals pagades en nom de tots els empleats.
Determineu quantitats que contribueixen als plans de protecció d'ingressos, opcions de valors, programes de compra de valors d'empleats i contribucions de l'empresari als plans d'estalvi de jubilació 401 (k) o 403 (b), que són elements de la càrrega laboral total. Les contribucions dels empleadors són, en molts casos, basades en contribucions reals i projectades dels empleats, per tant, la subestimació de les seves aportacions podria provocar totals inexactes. És més segur assumir que tots els empleats participaran en algun tipus d'estalvi per a la jubilació que per basar els vostres càlculs en suposicions que només una fracció de la vostra força laboral planeja per als ingressos futurs. Els empresaris que proporcionen pensions tradicionals probablement tindran una tasca més fàcil de projectar càrregues laborals. Els canvis en l'ocupació a causa del volum de negocis, la retenció i la desocupació influeixen en les quantitats de pensions garantides.
Utilitzeu la informació que vau recollir i la investigació sobre les pujades anticipades i els augments fiscals per preparar fulls de càlcul i fórmules que es puguin realinear fàcilment segons informes del cens dels empleats. Els empresaris amb una acurada atenció als detalls són capaços de produir dades precises sobre les quals els executius financers poden confiar durant les assignacions pressupostàries. Si el vostre treball inclou fer una presentació sobre la càrrega laboral a un comitè executiu, incloeu una explicació dels vostres processos i la justificació de qualsevol modificació basada en les tendències de l'ocupació.
