Sol·licitar l'aprovació d'un projecte o una gran compra pot ser nerviós i frustrant. Tanmateix, amb la formulació i l'actitud adequades, és més probable que obtingueu l'avantatge que necessiteu. La recerca també és clau: cal saber exactament el que necessiteu, saber què serà l'impacte a la vostra empresa i poder explicar-lo en termes que el vostre cap pugui entendre. Una carta de sol·licitud específica i ben escrita pot recórrer un llarg camí per fer realitat la vostra idea o projecte.
Recerca seva proposta
El primer pas en qualsevol procés d'aprovació és investigar el que necessiteu. Si esteu demanant un vehicle d'empresa nova, investigueu exactament quin tipus de vehicle voleu, quant costarà i com s'adapti a les necessitats de l'empresa. No facis una declaració general sobre el que vols aprovar. El destinatari de la vostra carta és més probable que decidiu al vostre favor si és clar en la vostra carta que heu fet un esforç per esbrinar què és millor per a l'empresa. Més important encara, quant més específics siguis, més probable és que sigui còmode donant-li l'aprovació d'un projecte o compra, perquè sabrà exactament què faràs després de l'aprovació.
Formatar la carta correctament
Comenceu per dirigir-vos al vostre cap per nom i títol (per exemple, el vicepresident Smith). Si per casualitat no sabeu qui llegirà la lletra, dirigiu-vos la lletra al títol de la persona (per exemple, "Benvolgut Comissari"). Tanmateix, la personalització és important, així que feu el millor per esbrinar el nom de la persona i el títol correcte. Sovint, podeu trobar això al lloc web de l'organització, o al recollir el telèfon i demanar el nom de la persona.
A continuació, introduïu la compra o proposta que voleu que hagi aprovat. Intenteu fer-ho a la primera frase de la vostra carta. Això permetrà al lector tenir una idea clara del que proposa immediatament i donar-li el seu context a la resta de la lletra. Això també li fa saber que saps exactament el que vols.
Exemple:
Benvolgut Supervisor Cunningham,
La banda de música de Castle Rock High School necessita nous uniformes.
Doneu exemples detallats
A continuació, expliqueu per què s'ha de prendre l'acció que esteu proposant. Fins i tot si sembla obvi per què és necessària una compra, expliqueu-ne el raonament en detall. Si el destinatari de la vostra lletra no veu un bon motiu de l'acció que es proposa a la carta, fracassarà. Només cal fer unes poques frases per fer-ho.
Exemple:
Últimament vam comprar uniformes el 1992, i la col·lecció actual està molt desgastada i usada.
Continueu indicant tots els motius pels quals la proposta seria beneficiosa per a la vostra empresa.Es tracta del que farà el vostre treball per a l'empresa, no per la raó per la qual personalment creieu que la proposta és important.
Exemple:
La banda de marxa representa la nostra escola en desfilades, jocs de futbol i altres reunions de la comunitat. Els nous uniformes posarien la nostra escola en una llum molt més positiva.
Ara hem de pagar una empresa de confecció de milers de dòlars cada any per mantenir els nostres vells uniformes. Les noves eliminaran aquestes tarifes.
Tenir nous uniformes moderns augmentaria enormement la moral de tota la banda, que generalment es tradueix en qualificacions més altes per a tots els estudiants membres.
Conclueu amb informació valuosa
Conclueu la vostra lletra amb el vostre nom, adreça de correu electrònic i número de telèfon i convideu al lector a contactar-vos amb qualsevol pregunta relacionada amb la carta o la proposta. Si s'escau, també tingueu en compte la data en què espera que obtingueu una resposta a la vostra sol·licitud. Quan hagueu acabat amb la lletra, no hauria de ser superior a una pàgina, tret que tingueu una bona raó per continuar amb una segona pàgina (com ara una proposta molt complexa que requereix una explicació prolongada o una llarga llista de motius per què la vostra sol·licitud seria beneficiosa).
Exemple:
Si teniu alguna pregunta, us alegraré de conèixer-vos en qualsevol moment.
Gràcies,
Ben Warren, Director, [email protected] 555-1234
Consells finals
Escriviu sempre de manera respectuosa i formal. Per exemple, en comptes de dir que "seria fantàstic per a l'empresa si poguéssim comprar unes noves impressores", escriviu alguna cosa així: "Si l'empresa comprés cinc impressores noves, beneficiaría Exemple Corp. perquè …" Si no és necessari, consideri imprimir i lliurar manualment la vostra carta en lloc de enviar-la per correu electrònic al destinatari. Es mostrarà que realment es preocupa per la seva proposta i farà que sigui més probable que recordi respondre a la carta en forma oportuna.
Tingueu en compte que una carta d'aprovació ben escrita no us permetrà anar a cap lloc: el destinatari pot decidir que la proposta sigui el problema. En aquest cas, haureu d'elaborar una idea completament nova o utilitzar el vostre temps fins que no pugueu tornar-ho a provar.
