Ja sigui que organitzeu una retirada de negocis, obrint una festa per a una organització caritativa o organitzant una conferència política, mostrant el respecte i la bondat adequats per a tots els vostres convidats, garanteix que el vostre esdeveniment sigui un èxit. No obstant, acollir els convidats distingits requereix més planificació i atenció. Des de l'etiqueta del sopar fins als discursos d'introducció als allotjaments, és important ajudar-vos a que el vostre hoste se senti còmode, respectat i apreciat. Al mateix temps, fins i tot els convidats distingits es poden desviar per una pressió constant o constant per impressionar. Planifiqueu el vostre esdeveniment perquè el vostre hoste tingui temps per relaxar-se i recarregar entre reunions, menjars i sessions.
Saluda personalment al vostre hoste. Ja sigui que es reuneixi amb un convidat distingit a l'aeroport o abans d'una reunió formal de negocis, saludar-lo amb un amigable encaix de mans i una breu introducció. Procediu per introduir qualsevol dels seus associats que l'acompanyen al vostre hoste. Per exemple, podeu dir: "Sra.Important convidat, m'agradaria presentar-vos al representant publicitari de la nostra organització, el senyor Jack Jackson ".
Presenta al teu hoste una agenda d'esdeveniments que defineix els horaris i ubicacions de reunions, els àpats organitzats, les activitats del grup i el temps d'inactivitat. Familiaritzeu el vostre hoste amb la reunió o la instal·lació d'esdeveniments, i continueu introduint-la als associats que us connecteu durant el procés.
Feu que el vostre hoste sigui el més còmode possible. Si el vostre esdeveniment demana allotjament per a la nit, poseu-vos l'habitació reservada amb antelació. Feu una còpia de l'agenda de l'esdeveniment a la sala, així com informació de contacte per a vosaltres mateixos i altres planificadors d'esdeveniments. A més, assegureu-vos que les sales de reunions estiguin netes, organitzades i ben marcades.
Seguiu l'etiqueta de seients per a sopars formals. El vostre convidat distingit hauria d'estar assegut a la dreta de l'amfitrió. Les targetes de lloc es poden utilitzar per identificar els arranjaments de seients per als hostes.
Escriviu i executeu un breu discurs professional per introduir el vostre distingit hoste si està programat per parlar en una reunió, dinar o sopar. En cas contrari, acull amb satisfacció les seves observacions breus sobre la seva posició o honors en qualsevol reunió o esdeveniment en què participi. Per a un discurs introductor, cal preparar abans de temps, desenvolupant un breu esbós biogràfic del vostre parlant investigant les seves credencials, èxits i honors. Un discurs introductori hauria d'abordar el tema que es tracti, la rellevància del tema i una breu visió general de les credencials del parlant. Deseu el seu nom per a l'últim, tant per generar ímpetu com per a l'audiència per donar la benvinguda al convidat.
