Els inversors adquireixen habitualment accions d'empreses comercialitzades. Aquests inversors es consideren accionistes o accionistes i les seves accions suposen la propietat de part de la corporació. Com a conseqüència de la seva titularitat, els accionistes gaudeixen de diversos poders, entre ells la possibilitat d'elegir un consell d'administració. Participen en aquestes activitats durant les reunions anuals d'accionistes. Moltes formules proxy de signes que els permeten votar sobre assumptes corporatius sense estar presents. Els formularis autoritzen a tercers a votar en nom seu.
Procediment per a la votació
Segons la Comissió de Valors i Intercanvi dels Estats Units, les corporacions ofereixen als accionistes quatre maneres de votar. Els accionistes podran assistir a la junta anual d'accionistes en persona per votar. Abans d'aquesta reunió, els accionistes reben documents que detallen els procediments de votació, els detalls de la reunió i una targeta proxy. Els accionistes també poden votar per correu completant la targeta proxy, que indica el tema a votar. Una targeta proxy és diferent d'un proxy: la targeta és la boleta real, i el formulari és una autorització per a un votant de tercers. A més, les empreses poden permetre als accionistes votar per telèfon o per Internet.
Idioma del formulari de proxy
Encara que el llenguatge del formulari de representació variï, els formularis d'autorització típics requereixen que els accionistes s'identifiquin, la corporació en què ostenten accions, el votant proxy de tercers com a representant de l'accionista, la reunió en la qual votarà el representant i el reconeixement que els representants anteriors se substitueixen. Els accionistes han de datar i signar el formulari. Els votants proxy estan obligats a emetre els vots d'acord amb les instruccions de l'accionista.
Autorització del proxy
Després d'identificar un votant proxy i completar el formulari d'autorització, els accionistes poden transmetre el document a l'oficina corporativa. D'altra banda, algunes corporacions permeten als representants presentar el formulari en la reunió anual d'accionistes corresponent. Els votants podran votar un cop s'hagi presentat l'autorització, ja sigui abans o durant la reunió d'accionistes corresponent.
Revocació del proxy
En general, els accionistes no estan obligats per formularis proxy enviats prèviament si volen revocar l'autorització. Encara que les normes específiques varien en funció de cada empresa, un cop signat i presentat el formulari de representació, els accionistes han de seguir un procediment independent per revocar l'autorització. En general, els accionistes de registre han de transmetre una carta que identifiqui el proxy, juntament amb una sol·licitud per eliminar l'autorització de l'autor. No obstant això, els accionistes han d'autoritzar un nou representant si volen votar en una reunió que no assistiran físicament.
Formularis i intermediaris proxy
Els accionistes que compren accions a través d'intermediaris no voten directament amb la corporació i, per tant, no sempre han de signar formularis proxy físics. Els intermediaris actuen com a representants i vots emesos per part de l'accionista. Aquests accionistes podran votar a la reunió, ja sigui convertint-se en un propietari registrat o sol·licitant que l'intermediari ofereixi el poder al accionista. Els accionistes es converteixen en propietaris registrats sol·licitant els certificats de valors físics, normalment per una tarifa. Els accionistes podran emetre vots directes mitjançant la compareixença física a la reunió anual d'accionistes.
