QuickBooks: tipus de funcions

L'ús de tipus en QuickBooks és una funció sovint incomprensible del programa i, tal com sovint, es descuida o s'utilitza malament. A causa de la flexibilitat de l'ús de tipus és tan gran que es pot utilitzar per fer un seguiment de qualsevol tipus de informació desitjada sobre clients, llocs de treball, venedors i articles venuts o comprats. L'elecció de les dades per fer un seguiment de dependrà del tipus de negoci.

Tipus de proveïdors

L'ús adequat dels tipus dins del programa QuickBooks us permetrà generar informes personalitzats i llistes de correu utilitzant les dades significatives per a un negoci concret. Els propietaris d'empreses tenen moltes opcions pel que fa als tipus de venedor. Algunes empreses opten per utilitzar la indústria del venedor com a tipus. Una botiga minorista pot establir tipus de proveïdors que reflecteixin els productes que venen. Alguns venedors ven productes de supermercat i altres medicaments o productes de tabac. Altres empreses poden tenir proveïdors específics d'una regió geogràfica quan el lliurament del producte sigui sensible al temps que poden crear tipus segons les ubicacions del proveïdor.

Els que treballen en la indústria de la construcció poden escollir proveïdors d'acord amb el tipus de serveis prestats. Per exemple, una empresa constructora pot utilitzar pintors, panells de guix, fabricants i contractistes elèctrics i de fontaneria. Si és necessari crear un subtipus (per exemple, si una empresa utilitza un subcontractista per a treballs de pintura interior i un altre per als treballs de pintura exteriors), crearà un tipus de pintors de tipus general i un subtipus per a pintors interiors i exteriors.

Això es fa a través de la pantalla del proveïdor d'edició quan s'introdueix en el tipus sota l'espai del nom del negoci del proveïdor.

Tipus de client / feina

Per a aquelles empreses que realitzen més d'un treball per al mateix client, QuickBooks permet crear llocs de treball sota el nom del client. Utilitzeu els mateixos tipus per als clients que s'utilitzen per als proveïdors, encara que la regió geogràfica d'un client pot no ser tan important per saber com per als proveïdors. Algunes empreses tenen clients majoristes i minoristes i, per tant, utilitzen aquestes designacions com a tipus. Si no hi ha designacions òbvies per separar els clients, utilitzeu els tipus per fer un seguiment de com els clients han escoltat parlar del negoci. Aquestes categories inclouen "boca a boca", "pàgines grogues", "anuncis periòdics" o "correu directe". Al final de l'any, es podria generar un informe que mostri quina campanya de màrqueting ha tingut el major èxit en generar clients i vendes. Amb tipus de feina, les empreses que utilitzarien la funció "llocs de treball" són similars a les empreses relacionades amb la construcció. Un client pot tenir la seva empresa reparar un terrat un dia i manejar un problema de fontaneria en un altre dia. La creació d'un tipus de treball per a cada servei ha realitzat ajudes per esbrinar quins serveis ofereix que generen més marge de beneficis i aquells que acaben costant més diners en despeses que en ingressos.

Tipus d'elements

Els tipus d'elements són l'únic que ja està definit pel programa QuickBooks. Hi ha 12 tipus d'elements predefinits en QuickBooks. Un element és un servei o element físic que es ven. Els tipus d'ítems són els següents:

1. Servei: si el que veneu és serveis, p. Ex., Una empresa de jardineria, creeu un element "Segar" i que sigui un tipus de "Servei".

2. Inventari Partint del mateix negoci paisatgístic, si veneu peces per reparar l'equipament de la gespa, per exemple, "Segadoras", aquestes serien una part d'inventari.

3. Muntatge d'inventari: un ensamblat es compon d'una sèrie d'elements d'inventari per completar un producte sencer. Per exemple, si es construeixi un tamboret, es compondrà d'un seient, quatre potes amb suport i potser un coixí de femta.

4. Parts sense inventari: utilitzeu aquest tipus per categoritzar coses com ara material d'oficina i de neteja. Si carrega al client els elements necessaris per completar un treball, aquests elements es considerarien parts que no són d'inventari.

5. Immobilitzat: un actiu que teniu és essencial per al funcionament del vostre negoci i és més o menys fix. Un vehicle, un edifici o equip es consideraria un actiu fix.

6. Càrrec addicional: si cobra despeses de pagament tardà, càrrecs financers o despeses d'enviament, es considerarien "altres càrrecs".

7. Subtotal: per tal d'incloure un subtotal a les factures dels clients, heu de crear un tipus "Subtotal". Això afegeix tots els ítems i dóna un total en execució abans que els impostos de vendes s'afegeixin al total. Això us ajuda quan feu servir la funció "Descompte" per eliminar un descompte de percentatge abans d'afegir impostos.

8. Grup: com un conjunt d'inventaris, un grup està format per elements que s'inclouen en un acord de "paquet". Per exemple, un detall complet del servei de gespa pot estar compost pels elements de servei separats, "segar", "afinar" i "retallar arbres".

9. Descompte: crear un element de descompte resta un percentatge o una quantitat fixa del subtotal.

10. Pagament: si és comú que un client pagui una part del total del deute en el moment de la venda, creeu un element de "pagament" que redueixi l'import degut a una factura.

11. Impost sobre vendes: l'impost sobre vendes normalment es calcula a nivell estatal i local. Aquest element permet crear un article d'impost sobre vendes separat per a l'estat i per a l'impost local discrecional.

12. Grup d'impostos de vendes: aquest element es compon de dos o més elements d'impostos de vendes separats com un grup. Al vostre comtat, podeu tenir un impost discrecional d'1 per cent i un impost estatal del 6 per cent, el "grup d'impostos de vendes" us permet tenir una línia de comanda que faci un seguiment dels dos tipus d'elements d'impostos de vendes en la mateixa transacció.