Les cartes empresarials enutjades són escrites per consumidors descontents o empleats que busquen algun tipus de canvi o remuneració financera. La major part d'una carta enutjada, comunament anomenada carta de queixa, implica repassar els fets i esdeveniments que condueixen al descontentament. Si l'escriptor de lletres vol realment implicar a l'empresa en una conversa constructiva, la carta ha de seguir sent professional en tot.
Utilitzeu declaracions fáctiques
Posar fets en la carta, sense suposicions ni opinions. Indiqueu el que va crear la frustració, la ira o l'angoixa. Utilitzeu fets que expliquin els detalls del que ocorre en un ordre cronològic. Mentre indiqui els fets, no imparteix opinions o emocions. La carta és més professional i, per tant, més eficaç, amb les emocions deixades al màxim.
Per exemple, "Hi ha un càrrec a la factura de la meva companyia aèria per a tres bosses facturades. El meu bitllet només anota una bossa". Aquestes declaracions són fáctiques perquè són demostrables amb la documentació de la factura i el bitllet.
Una vegada que s'indiquin els fets, explica per què aquesta ira i frustració evocades. Abstenir-se de la trucada de nom, la profanació i les declaracions d'acusació. Per exemple, "Esteu robant els meus diners amb aquests càrrecs il·legals", només augmenta el problema. Prova del robatori és molt més difícil que demanar a l'empresa que accepti la responsabilitat d'un error i que automàticament posi l'empresa en defensa.
Clara i concís
Els empresaris, els gerents i els departaments de servei al client no tenen temps de llegir una novel·la. Tot i que és important assegurar-se que els fets rellevants es transmeten, mantenir les coses clares i concises manté al lector compromès. Penseu en la carta de queixes com a resum d'un experiment científic; hi ha molta informació que s'introdueix en l'experiment que es resumeix resumint amb una conclusió extreta al final. Una carta de queixes fa el mateix per resumir els fets i afirmar l'angoixa emocional finalitzada.
Un exemple de com afirmar la seva ira és "Estic segur que podeu apreciar la frustració que experimentava la meva família quan ens vam adonar del que estava passant". Aquest enfocament s'esforça per una resposta empàtica més que no pas defensiva.
Sol·licitud d'acció
Poques persones escriuen una carta per ventilar-se; L'acció i la resolució solen ser els objectius finals. Per exemple, un empleat que tingui un problema amb comentaris despectius d'un company de feina probablement voldrà veure canvis en la política de l'empresa i el protocol disciplinari. Un exemple d'una carta de consumidor pot ser quan un hoste de l'hotel es carrega erròniament per diversos serveis; un reemborsament ràpid és el resultat esperat.
Aquests desitjos i la sol·licitud d'acció estan clarament indicats al final del cos principal just abans del tancament. Algunes lletres també indiquen les resolucions desitjades al principi de la lletra i, a continuació, repeteix-les al final. Seguiu les sol·licituds d'actuació amable i sucinta com la resta de la carta. Feu que la resolució desitjada sigui clara perquè el lector entengui les expectatives, això no garanteix res, però comença la conversa.
Per exemple, "Basant-nos en els fets esmentats anteriorment, proporcioneu un reemborsament total de tots els càrrecs incorrectes en els propers dos dies hàbils". El lector sap el que vols.
Informació de tancament i contacte personal
Tanqueu la lletra agraint al lector que prenguin el temps per revisar tot i comprendre les emocions implicades. Utilitzeu un tancament estàndard com ara "Gràcies" o "Salutacions", seguit del vostre nom i informació de contacte imprès. Revisa la lletra dels errors ortogràfics i gramaticals i fes una ullada sincera al to per assegurar-te que segueix sent professional.
Tingueu en compte qualsevol recinte amb la lletra escrivint "Tancaments", sota la informació de contacte que separa els dos blocs per un espai de línia. Els tancaments pertanyents inclouen rebuts, correspondència, imatges o qualsevol altra prova impresa per recolzar el vostre cas.
