Classificar la diferència entre tipus de compte és essencial per comprendre com fer comptes de transaccions comercials. Es preveu que els empresaris i el personal de comptabilitat puguin discernir ràpidament la naturalesa de les transaccions. El calendari dels fluxos d'efectiu de la transacció és la clau, però una vegada que es determina el tipus de compte, pot ser encara més important saber què fer amb el compte i com l'utilitzarà un analista.
Temporització
La diferència principal entre responsabilitat i despesa és el temps. Les despeses són despeses en el període actual que no tenen beneficis futurs. Els passius existeixen quan una empresa té una obligació futura relacionada amb un benefici ja rebut. Quan es registra un passiu, l'empresa registra un passiu com a crèdit i es deporta un compte de despeses. Això situa la despesa en el període en què es beneficiarà la despesa futura, que s'ajusta al principi de concordança.
Situació de l'estat financer
Els comptes de responsabilitat civil es troben al balanç de la companyia i es classifiquen a llarg termini oa curt termini en funció de la data en què es produirà la responsabilitat. Les despeses es troben al compte de resultats. Atès que les despeses es registren en el període al qual es relacionen, no és necessari segregar per temps. És important tenir en compte que, atès que els comptes de responsabilitat canvien els saldos any rere any, aquests canvis també es troben a l'extracte de fluxos d'efectiu (SoCF). Les despeses també s'inclouen al SoCF, però no figuren explícitament. Quan l'ingrés net s'ajusta per obtenir efectiu de les activitats d'explotació en el comunicat, s'inclou l'activitat de despeses.
Interpretació
Quan els analistes interpreten els estats financers, els passius i les despeses tenen significats diferents. Com que els passius representen obligacions futures, els analistes temen que l'empresa tingui la capacitat de complir aquestes obligacions futures. Aquesta qualitat es diu la solvència d'un negoci. Les despeses, en si mateixes, no es veuen com a positives o negatives; no obstant això, els analistes poden estar interessats en com van sorgir les despeses. Si una empresa té nivells elevats de despeses sostingudes en comparació amb els ingressos, això podria ser més preocupant que una empresa que té unes quantes despeses més grans.
Obligacions de pagament futurs
No tots els pagaments futurs es classifiquen com a passius. Els pagaments futurs que requereix una empresa, però on la companyia no ha rebut la prestació, no es registren en els registres comptables, sinó que es detallen en les notes dels estats financers. Un exemple comú d'aquest fenomen és la comptabilització d'acords de patrocini. Tot i que una empresa pot estar contractualment obligada a patrocinar un esdeveniment durant cinc anys, la companyia no registrarà cap responsabilitat davant del contracte. L'empresa només registrarà la responsabilitat per la prestació rebuda però no pagada.
