Als Estats Units, el sistema de comptabilitat es basa en el mètode tradicional d'enregistrar entrades de diaris per a cada esdeveniment de transacció que es produeix i, a continuació, moure les entrades del diari als comptes adequats als llibres d'empresa per equilibrar els deutes i crèdits i fer un seguiment de tots els elements. No obstant això, la tecnologia ha transferit aquest procés en gran part al programari informàtic. Els comptadors i analistes utilitzen aquest programari per fer un seguiment de totes les activitats financeres de l'empresa. Aquests programes solen incloure subsistemes que permeten una major personalització.
Subsistemes
Un subsistema en programes de comptabilitat és simplement un sistema més petit que existeix dins de l'estructura primària del programa. Sense aquests subsistemes, el programari de comptabilitat seria difícil de navegar, i els usuaris tindrien dificultats per trobar la categoria específica o l'activitat que volien. Els subsistemes divideixen el programari en altres parts per a necessitats comptables específiques, com ara els costos i la nòmina.
Tipus de subsistemes
No hi ha límit per a quants sistemes de comptabilitat subsistemes poden tenir. Sovint, un programari complex que inclou opcions d'inventari, producció i gestió de recursos humans pot tenir molts subsistemes. No obstant això, diversos tipus són comuns, incloent comptes a pagar i cobrables, que són dues categories que moltes empreses tenen. Un sistema de facturació, sistema de costos del projecte i sistemes de despeses també són opcions comunes.
Enllaç a l'estratègia empresarial
Les estratègies empresarials també poden tenir subsistemes, i les empreses sovint tracten d'enllaçar les seves categories d'estratègia als subsistemes del seu programari de comptabilitat. Per exemple, si un negoci crea un nou projecte, potser també vulgueu que un nou subsistema de categoria de projecte en el seu programa ho representi. De la mateixa manera, si un negoci va establir nous controls d'inventari per als seus productes, el procés estaria estretament lligat a una renovació del subsistema d'inventari.
Subsistemes opcionals
Molts subsistemes de programari de comptabilitat són opcionals, és a dir, no són necessaris per al negoci i no sempre s'utilitzen. Solen ser eines addicionals dins del propi programa que les empreses poden optar per utilitzar per a una major personalització. Per exemple, el procés per crear subsistemes nous en el programa sovint és un subsistema propi.
