Ja sigui que executeu una galeria o veniu el vostre propi art, la factura pot ser la vostra última connexió amb un comprador. L'elecció d'un format que coordina amb el capçal i que admet la vostra imatge de marca converteix les vostres factures en eines de màrqueting que deixen una bona impressió. Podeu personalitzar les plantilles que es troben en el processament de textos i en el programari de facturació dedicat, o crear el vostre propi. El disseny, però, hauria de donar lloc a un document net i fàcil de llegir que agrupa la informació relacionada.
Crea sistemes de numeració
Desenvolupar un sistema de numeració de treball o projecte per organitzar la informació del client, realitzar un seguiment de les despeses i identificar el treball enviat a impressores, a les botigues de marc i a altres proveïdors en nom dels seus clients. Creative Public recomana un sistema que incorpori un nombre i una breu descripció. Per exemple, 15-003-05-Ceramic-Smith, podria ser el tercer projecte que va tenir el maig de 2015 per un client anomenat Smith. Sota aquest sistema, assignaria 15-067-09-ArtFest al seu 67è projecte al setembre de 2015.
Creeu un sistema de numeració independent per identificar les vostres factures. La numeració de les factures fa que els pagaments de seguiment i la preparació d'impostos a finals de l'any facilitin els números de referència necessaris per als departaments comptables de clients. Trieu una combinació de números seqüencials anuals tal com suggereix la revista Smashing, com 2015015 per a la 15a factura escrita el 2015 o una referència del client més un número seqüencial per a aquest client, com ara TA025, per al projecte 25 de Time Advertising amb vostè.
Assigneu un número de feina i un número de factura per al treball que voleu facturar.
Prepara l'encapçalament
Escriviu la paraula "FACTURA" a la part superior de la pàgina, si la vostra plantilla encara no ho té.
Agrupeu el vostre logotip, el nom de la galeria o l'estudi o el vostre nom i adreça, així com la informació de contacte clau, com ara el vostre número de telèfon, l'adreça de correu electrònic i l'URL del lloc web, en una secció.
Introduïu la informació del vostre client, inclòs el nom de l'empresa, el nom de l'individu que va comprar el treball, així com la seva adreça i números de telèfon.
Introduïu els detalls de la transacció
Doneu una secció a la part superior de la pàgina per tenir en compte la data, el número de la factura, el número de comanda de compra del client, si està disponible i el número de feina que heu assignat al treball
Afegiu l'import degut i els vostres termes de pagament, com ara "Pagament al rebut" o "lliura emmarcat un cop rebut el pagament", quan el lliurament estigui supeditat a la satisfacció de l'import degut.
Descrigui els drets que el client adquireix: per a treballs digitals, com ara "Només per a ús únic. Tots els drets d'autor i altres drets es tornen a l'artista després de 30 dies". L'empresa legal d'art Stropheus recomana notar que reteniu el dret de primer refús si el comprador vol revenucionar el vostre treball.
Proporcioneu el vostre número d'identificació de l'empresari (EIN) federal o el vostre número de la Seguretat Social com a galeries, museus i clients corporatius que necessiten aquesta informació per informar-se d'impostos.
Indiqueu les opcions de pagament que oferiu, com ara xec, PayPal, Square o targeta de crèdit, i proporcioneu les dades necessàries perquè el client us pagui.
Secció completa de càrrecs
Comenceu aquesta secció amb una frase com "Serveis representats de la següent manera:".
Descriu l'assignació amb el detall suficient que la descripció serà entesa per altres més tard. Per exemple, en lloc de "Training Art", escriviu "10 il·lustracions de tinta i tinta per al manual del servei de càrrega de rodes".
Tingueu en compte la seva estructura de tarifes com una tarifa plana o horària més la quantitat corresponent en dòlars. Assegureu-vos d'incloure el nombre d'hores facturables al fixar preus per hora. Afegiu la càrrega creativa total d'aquesta secció.
Indiqui les despeses per les quals sol·liciteu el reembossament. Incloeu la descripció suficient perquè el client pugui combinar cada línia de comanda amb els rebuts de suport que proporcioneu. Afegiu un total de la categoria de despeses.
Indiqueu tots els dipòsits o avenços que realitzi el client.
Tingueu en compte l'import total degut, menys els pagaments rebuts fins ara. Kutztown University of Pennsylvania recomana l'ús de números i paraules, com ara "Total vençut: $ 750. Setecientos cinquanta dòlars".
Seguiu els consells de Freshbooks i afegiu "Gràcies per la vostra empresa". a la part inferior de la pàgina per augmentar les vostres probabilitats de pagament ràpid.
Consells
-
L'ús d'un número diferent de 001 per a la vostra primera factura implica que la vostra empresa està més establerta.
Demaneu als clients que paguin amb el vostre nom, tret que tingueu un compte de xec empresarial al nom de la vostra empresa o un compte "Com fer negocis com a" amb el vostre banc per evitar problemes de pagament de xecs.
