Els manuals de procediments proporcionen instruccions i indicacions per al funcionament quotidià d'una empresa empresarial. Els manuals de procediments són essencials per garantir la coherència i la qualitat dels productes i serveis. Tots els interessos comercials de l'empresari únic a petites empreses o grans corporacions haurien de tenir un manual de procediments per a cada membre del personal com a part de la descripció del treball escrit. Els manuals de procediments també proporcionen una resposta per escrit per contingències o solucions per problemes comuns. Les solucions asseguren que els problemes habituals tinguin la mateixa resposta cada vegada.
Solucions i instruccions específiques
Els manuals de procediments relacionats amb els requisits de rendiment laboral dels membres del personal asseguren que, si es contracten un nou membre del personal, el rendiment del lloc de treball serà exactament igual. Quan els membres del personal estan absents a causa de malalties o vacances, l'empleat que es fa càrrec de la posició podrà realitzar d'acord amb la política mitjançant el manual de procediments.
Referència ràpida
Els manuals de procediments proporcionen una referència ràpida quan hi ha una pregunta o un problema. El desenvolupament d'un manual de procediments per a cada lloc, producte o servei personalitzat proporciona la coherència necessària i el lloc del boca a boca, que és constantment poc fiable. Les revisions del manual de procediments es duen a terme generalment cada vegada que s'introdueix una nova posició, producte o servei a l'organització. Cada manual de procediments inclou una taula de continguts, un glossari de termes i còpies de formularis utilitzats en l'execució d'una tasca.
Creació d'un manual de procediments
Sense solucions documentades, instruccions i indicacions, no hi hauria uniformitat en els negocis. La millor presentació per a un manual de procediments és una carpeta, generalment una amb tres anells. Els manuals de procediments solen contenir almenys 100 pàgines. Les il·lustracions del manual es poden crear amb una càmera digital. Els gerents comercials determinen la informació que s'inclourà al manual de procediments mitjançant el desenvolupament d'un esbós i la sol·licitud d'ingrés de cada persona del departament que afectarà el manual de procediments. Els empleats dels departaments específics tenen coneixement de problemes i problemes que solen tenir lloc en aquest departament.
Consell expert
Els administradors que creen un manual de procediments també busquen orientació d'experts que tenen un historial demostrat que ofereix solucions i desenvolupen procediments i polítiques. Un equip de professionals, cadascun amb una tasca específica, documenta per escrit les polítiques i procediments d'una organització empresarial per al manual. Tots els procediments en el manual de procediments s'han de treballar abans que s'inclogui en el manual de procediments. Treballar a través de cada procediment permet a l'equip veure l'eficàcia de la solució proposada.
Gràfics en un manual de procediments
Les fotos s'inclouen en els manuals de procediments, especialment si es requereixen diversos passos per dur a terme una tasca. Sovint, la gent respondrà millor a les instruccions o adreces escrites admeses per imatges o il·lustracions.
