És important escriure un informe de dades que comunica de manera efectiva el tema als executius ocupats que només tenen uns minuts per recórrer l'informe. Una de les coses clau a incloure és una representació visual de les dades més importants, com gràfics i gràfics. També ha de mantenir el llenguatge conciso i lliure d'argot.
Descripció general de l'escriptura d'un bon informe analític
El primer pas és esbossar l'informe segons les pautes que cal seguir. Normalment, cada empresa té el seu propi format per escriure informes i està obligat a seguir el vostre format. Aquest esquema bàsicament us donarà un full de ruta a seguir a mesura que escriviu l'informe i, amb sort, us ajudarà a tractar amb el bloc d'algun escriptor que pugui aparèixer més endavant en la línia. Heu d'elaborar el vostre informe per explicar i analitzar totes les dades i les conclusions obtingudes en un format fàcil de llegir. Si el vostre informe és llarg, és possible que hàgiu d'incloure una taula de continguts.
Tingueu en compte l'aspecte visual
Les dades, per si mateixes, poden ser abstractes i difícils de contextualitzar. Per tant, hauria de ser generós en l'ús de gràfics, gràfics i taules per il·lustrar els resultats de la vostra anàlisi. Quan sigui necessari, podeu incloure referències al text per explicar gràfics vitals. El vostre lector hauria de saber el més important sobre cada gràfic i, per tant, cal destacar-lo, en lloc de descriure el que ja es pot veure. A més, assegureu-vos que les referències de text estiguin properes als gràfics que fan referència, de manera que els lectors poden fer la connexió entre els dos.
Feu un esborrany en brut
Un cop hagueu acabat amb un esbós, creeu un esborrany que inclogui la informació més important, estructurada d'acord amb el contorn. Les dades tècniques no són importants ara; es poden afegir més endavant. La idea és incloure la informació més important en primer lloc perquè el lector pugui trobar-lo amb facilitat quan rebin l'informe. Recordeu que molts dels vostres lectors estan ocupats. A més, recordeu anar amb compte amb el vostre ús d'argot, evitant-ho sempre que sigui possible.
Resum executiu i resum
Tot i que apareixen al principi del vostre informe, el resum executiu i abstracte són els aspectes finals que escrireu. Ambdues seccions representen un resum de l'informe, que mostra les conclusions importants de l'informe. És per això que els escriguis últimament.
El resum executiu té un significat propi en un informe d'anàlisi de dades. La raó per la qual es diu un resum executiu és que es tracta d'un resum dels executius de l'empresa. Són persones presumiblement ocupades que no tenen temps de llegir tot l'informe, passant per tots els detalls més fins. Per tant, haureu d'intentar, tant com sigui possible, captar els punts més destacats de l'informe al resum executiu, com ara l'objectiu, els principals punts de dades i la conclusió. Sigui el més breu possible i només inclogui els punts més importants. Si els executius poden comprendre de manera immediata el que es tracta de l'informe, només llegint el resum executiu, ha fet el vostre treball.
Feu revisions
Reviseu l'anàlisi de dades tantes vegades com sigui necessari, assegurant-vos d'organitzar la informació d'una manera lògica coherent. Eviteu paràgrafs voluminosos i avorrits i utilitzeu l'espai en blanc per fer que l'informe sigui atractiu estèticament. Presentar informació tabulada com a gràfics. I, finalment, evitar l'ús de la veu passiva a tot arreu.
