Encapçalar una reunió no sempre és fàcil. Les persones són notòries per no agradar les reunions, saltar-les i no prestar atenció quan ho fan. Si heu de dirigir una reunió, implementar diversos passos de sentit comú s'assegurarà la conclusió entre els assistents que la vostra reunió valia la pena i es va dur a terme amb eficàcia.
Divulga la data i l'hora de la reunió amb molta antelació perquè els assistents puguin mantenir els horaris clars. A més, envieu un recordatori de correu electrònic el dia anterior. Finalment, un anunci sobre l'intercomunicador 15 minuts abans és útil. Això minimitza la probabilitat que ningú es oblidi d'assistir.
Comenceu a temps. Això mostra respecte a les persones puntuals. Reconeixeu als que arriben tard, amb un gest de complicitat, si és que n'hi ha. No cal esmentar la tardor durant la reunió.
Organitzeu la vostra tecnologia amb antelació i assegureu-vos que tot està en funcionament. No hi ha res pitjor per als assistents que veure que lluita amb l'enllaç del portàtil durant 15 minuts.
Tingueu una agenda, mantingueu-la al més curta possible i s'adhereixi a ella. Envieu per correu electrònic l'agenda amb antelació perquè els assistents puguin pensar-hi. A la reunió, si algú s'abandona de l'agenda, digueu: "Pensem a posar aquesta preocupació en l'ordre del dia de la propera reunió".
Assegureu-vos que el propòsit de la vostra reunió sigui molt clar. L'ordre del dia hauria d'ajudar amb això, però cal seguir aclarint. Assegureu-vos que enteneu si el vostre propòsit és resoldre un problema, discutir opcions o realitzar una formació. Assegureu-vos que tots saben exactament per què estan presents.
Recordeu que la gent aprèn de diferents maneres. Utilitzeu una varietat de mitjans: visuals, auditius, fins i tot activitats físiques per transmetre els vostres punts.
Demaneu a la gent que escriviu les idees addicionals que tenien relacionades amb el tema i deixeu-les en una pila quan sortiu al final de la reunió. Posteriorment, proporcioneu a cada assistent una còpia impresa dels minuts de la reunió o, en canvi, el correu electrònic.
Consells
-
Si la reunió serà superior a 30 minuts, consideri posar uns xocolates a les taules per als assistents.
Avís
Eviteu sortir del tema. Aquesta és una de les raons principals que la gent sent que les reunions són una pèrdua de temps.
