Moltes persones no llegiran instruccions, excepte com a últim recurs. Una vegada que les persones les llegeixen, només són útils si estan escrites en un idioma clar i conciso. Quan enteneu el vostre públic, estarà més preparat per proporcionar una introducció, seguit de les instruccions.
Estudi del teu públic
Les instruccions solen indicar a un lector com fer, construir, operar o mantenir un producte o un procediment. En primer lloc, calificar el públic que vulgueu saber el que entén el tema. Per exemple, si esteu escrivint instruccions per a noves contractacions, s'han d'escriure en un llenguatge senzill, mentre que les instruccions per a l'alta direcció poden incloure més llenguatge de la indústria. Utilitzeu el llenguatge adequat per als lectors i incloeu tants detalls com necessiti per dur a terme la tasca.
Creeu una introducció
Molt sovint els lectors omiten una introducció narrativa i es mouen directament a les instruccions. Una manera d'ajudar els lectors a passar per les presentacions és escriure una explicació o motiu de les instruccions en una llista numerada en lloc del formulari de paràgraf. Els lectors tenen més probabilitats de revisar la llista. Incloeu l'objectiu de les instruccions, qui ha de llegir el document i el que inclou, cadascuna d'elles sota un encapçalament separat. Aquesta introducció també proporciona als lectors una pista sobre el que no està cobert.
Utilitzeu la veu activa
Abstenir d'utilitzar la veu passiva, com ara "El cable blanc s'hauria d'inserir en el connector A." En lloc d'això, escriviu instruccions com comandaments que requereixen una veu activa, com ara "Inseriu el cable blanc al connector A." Ja sigui que esteu escrivint una llista, una narració o un fullet, trenqueu frases llargues amb diversos passos en breus instruccions que figuren en els epígrafs. Rompeu frases que incloguin la paraula "i" en frases més curtes separades. En lloc d'escriure "El cable s'ha d'empalmar i col·locar-lo a l'emissora vermella", escriviu dues frases que comencen amb verbs d'acció, com ara "Acoblar el cable". Col·loqueu el cable empalmat a la sortida de xarxa ". Un encapçalament clar i en negreta podria dir alguna cosa com" Hook Up the Wires ".
Accions separades de la informació explicativa
Molt sovint, les instruccions també necessiten explicacions. Escriure comentaris explicatius d'una de dues maneres. En negreta, les instruccions reals es destaquen o proporcionen explicacions en una columna separada per a la seva referència. Una tàctica és col·locar els passos en un costat del document, amb les explicacions en un paràgraf curt en una columna lateral. Una altra manera més efectiva és atrevir les instruccions reals i completar el pas escrivint l'explicació. Per exemple, "Premeu el botó vermell durant tres segons (en negreta). Això permetrà que la llum s'activi ".
