A partir de 2010, les empreses confien cada vegada més en tecnologia per a la producció de béns i serveis i compleixen les tasques empresarials. Per donar cabuda a aquests canvis, les empreses de vegades utilitzen signatures electròniques, també conegudes com signatures electròniques o signatures digitals. Aquestes signatures substitueixen les tradicionals signatures de tinta a paper. Hi ha avantatges i desavantatges associats a l'ús de la signatura electrònica, tot el que un empresari ha de saber abans d'implementar un sistema o política de signatura electrònica.
Cost de l'equip
Les signatures electròniques es creen i llegeixen per tecnologies sofisticades que utilitzen xarxes per verificar dades personals, com ara la localització de l'empresa o els números de seguretat social o que són prou avançats per comparar punts entre escriptura o empremta digital amb punts en imatges en bases de dades. Aquest equip no sempre és barat, com ho indica la guia d'iniciació. Fins i tot una vegada que es compleixin els costos inicials, els avenços en la tecnologia de signatura electrònica significaran que una empresa ha d'actualitzar contínuament els seus sistemes de signatura electrònica i proporcionar suport tècnic.
Clients interromputs
Els sistemes de signatura electrònica suposen que la gent es sentirà còmoda o familiaritzada amb els mètodes i equips de signatura electrònica. No obstant això, les generacions anteriors d'individus poden no haver estat exposades a la tecnologia més nova i, per tant, poden tenir problemes per utilitzar-la inicialment. Fins i tot els usuaris amb coneixements tècnics encara hauran d'estar al tant dels canvis tecnològics si volen fer negocis electrònicament en el futur. La manca d'exposició als mètodes i equips, juntament amb la necessitat d'una educació tecnològica contínua, pot impedir que alguns clients utilitzin una signatura electrònica.
Reconeixement
El treball liderat per Fritz Grupe, publicat a la revista The CPA Journal de 2003, indica que hi ha una incoherència en el reconeixement de signatures electròniques a partir de l'any 2010. Les persones no necessàriament han de reconèixer que una signatura electrònica és vàlida, depenent de la seva jurisdicció.
Autenticació i verificació
Pel que fa a l'autenticació i la verificació de la identitat, una signatura electrònica pot ser millor que una signatura sobre paper, depenent del sistema que s'utilitzi. Per exemple, si algú perd una targeta de crèdit no signada, algú més pot signar-la i la signatura a la part posterior de la targeta coincideix amb les signatures de rebut, tot i que la persona que signa no és el propietari de la targeta. Per contra, un sistema de signatura electrònica que es basa en les empremtes dactilars és molt més segur perquè no es pot replicar o forjar la matriu d'empremtes dactilars.
Negocis de llarga distància
Amb una signatura electrònica, un individu no ha d'estar en la mateixa ubicació geogràfica per completar una transacció o validar un contracte. Així, les persones poden utilitzar signatures electròniques per dur a terme negocis des de milers de milles si es necessiten, augmentant les oportunitats comercials globals i els possibles marges de beneficis.
Reducció de materials i emmagatzematge
Els Estats Units, l'aplicació de la immigració i la duana i Grupe, argumenten que les signatures electròniques redueixen la quantitat de materials utilitzats de forma regular i tenen menys espai per emmagatzemar. A més, les signatures electròniques faciliten tasques com la presentació electrònica i les cerques de fitxers electrònics i bases de dades. Això redueix el temps necessari per trobar i verificar dades. En general, aquests factors poden reduir els costos empresarials.
