Atendre una carta comercial a una persona és relativament senzilla. Escriviu el nom i l'adreça de la persona utilitzant el format d'oficina de correus dels EUA i seguiu amb "Estimat / senyor / senyor". Quan necessiteu fer front a diversos destinataris en la mateixa carta de negocis, les coses es compliquen. Depenent de la ubicació dels destinataris, s'adreçarà cada destinatari de manera individual o utilitzarà la notació "còpia de carboni" - "cc" - a la part inferior de la lletra.
Múltiples persones, la mateixa adreça
Quan es dirigeix a diversos destinataris de la mateixa organització, no és necessari repetir l'adreça diverses vegades. Simplement escriviu el nom i el títol de cada destinatari seguit de l'adreça de la companyia única. Hauria de semblar així:
Mary Harris, directora general
Sr. Robert Martinez, Director d'Instal·lacions
Philippa Bennett-Price, Director de finances
Acme Limited
123 carrer Acme
Lexington, KY 40505
El vostre salutació hauria d'enumerar els noms en el mateix ordre que l'adreça, seguit d'un punt (":"), per exemple "Estimada Sra. Harris, Sr. Martínez i Dr. Bennett-Price:" Redactant "Estimada Maria, Robert i Philippa: "està perfectament bé si teniu termes de primer nom. És cortès enviar una carta i un sobre separats a cada persona, així que imprimiu i firmeu una còpia original per a cada destinatari.
Persones múltiples, adreça diferent
Quan la mateixa lletra és anar a diversos destinataris en ubicacions diferents, cada persona rep una carta dirigida individualment. Indiqueu que heu enviat la lletra a altres persones posant "cc:" a la part inferior de la lletra sota la línia de signatura, seguida dels noms dels altres destinataris per ordre alfabètic. "CC" significa còpia de carboni, fent referència al paper de carboni que es feia servir per fer còpies addicionals de documents abans de la invenció de la fotocopiadora. Avui, utilitzem la frase "còpia de cortesia". Assegureu-vos de revisar la línia "cc:" a cada lletra perquè cada destinatari sàpiga qui són els altres destinataris. Incloeu les adreces si això us resultarà útil per al destinatari.
Quan hi ha molts destinataris
Quan tingueu molts destinataris, com ara membres d'un comitè, pot ser més convenient preparar una sola carta dirigida al grup i col·locar un bloc de distribució al final de la lletra. És acceptable saludar grups més grans com un cos de persones, per exemple, "Estimades relacions amb els inversors" o "Estimats diputats". Si la carta es distribueix internament dins de la vostra pròpia organització, està bé utilitzar la salutació informal "Estimats tots".
Una paraula de precaució
Si bé hi ha una etiqueta determinada per fer front a les lletres a diversos destinataris, no hi ha regles difícils i ràpides. La vostra empresa pot tenir el seu propi estil que pot o no seguir els estàndards tradicionals. La coherència dóna una bona impressió a la vostra marca, així que comproveu que tots els vostres empleats segueixin el mateix estil en totes les comunicacions empresarials.
