Sovint és rendible per a un empresari demanar als empleats que condueixin els seus propis cotxes quan estiguin treballant, en lloc d'invertir en vehicles propietat de l'empresa. No obstant això, això imposa un cost a l'empleat. Les organitzacions solen pagar reemborsaments de milles per atreure i mantenir bons treballadors. Seguint les pautes del servei d'ingressos interns per reemborsar els costos de funcionament del vehicle basats en el quilometratge, tant l'empresari com l'empleat tenen importants avantatges fiscals.
Conceptes bàsics sobre el reemborsament de milles
Cada any, l'IRS publica un tipus estàndard actualitzat per al reemborsament de quilometratge deduïble d'impostos. La tarifa reflecteix el cost mitjà d'operar vehicles de motor com cotxes, furgonetes i SUV. Per exemple, la tarifa estàndard per al 2015 és de 57,5 centaus per mil. L'IRS estableix la taxa a un nivell que cobreix no només la gasolina, sinó també els costos operatius normals, incloses les assegurances, les llicències i el manteniment. Els ocupadors poden fer un seguiment de les despeses reals dels vehicles, però en general no ho fan, ja que l'ús de la tarifa estàndard fa que el manteniment de registres addicionals no sigui necessari. La tarifa estàndard no cobreix elements com ara l'aparcament o les tarifes de peatge. Els empresaris poden reemborsar aquests costos com a despeses empresarials, però han de ser tractats com a articles separats.
Viatges comercials permesos
Els empresaris només poden pagar reemborsaments de milles exempts d'impostos per a la conducció laboral. Això significa que un empleat no pot fer recerques personals i encara reclama el viatge com a despesa empresarial. Per exemple, un viatge per reunir-se amb clients és deduïble, però fer un viatge secundari per fer un dipòsit bancari personal no ho és. A més, conduir entre el treball i la llar cada dia no és un viatge deduïble. De vegades els empleadors preparen el quilometratge, especialment per a viatges de negocis llargs. Quan això es fa, l'empleat ha de tornar qualsevol quantitat que no s'hagi utilitzat.
Seguiment de viatges de negocis
Els requisits de documentació de reembossament del quilometratge de l'IRS són senzills quan s'utilitza la tarifa estàndard. Això és degut a que la tarifa estàndard cobreix tots els costos operatius normals, de manera que un empresari no està obligat a fer un seguiment dels costos, com ara el gas i les reparacions. Un empleat ha de proporcionar un registre de viatges relacionats amb el treball. En general, mantenen un registre de milles i han de presentar-lo per reemborsament en un horari regular. Cada entrada de registre ha d'incloure les lectures de l'odòmetre inicial i final. Les entrades també han de proporcionar una breu descripció del propòsit i la destinació del viatge.
Reemborsament i impostos
Si un empresari paga un empleat més del que està permès, l'excés és una indemnització imposable i ha de passar per la W-2 de l'empleat com a tal. En cas contrari, el reemborsament del quilometratge és una despesa empresarial deduïble per a l'empresari. L'empleat no té cap responsabilitat fiscal pel reemborsament fins al tipus normal, i els diners no es registren com a compensació per la W-2. Quan els empresaris opten per pagar una quantitat menor, els empleats poden cancel·lar la diferència en les seves declaracions d'impostos.
