La teleconferència us permet fer una reunió, fins i tot si un o diversos dels participants estan massa lluny per fer una reunió presencial sense molèsties. Algunes opcions de teleconferència inclouen una manera de compartir vídeo a través d'Internet o compartir l'escriptori amb tots els participants. Podeu fer teleconferències amb VOIP (veu sobre IP) o en línies telefòniques estàndard. Podreu comunicar-vos amb tots els membres amb total expressió, de manera que podreu transmetre correctament les vostres paraules i el vostre significat.
Creeu un compte amb un proveïdor de serveis de teleconferència. Les companyies telefòniques com AT & T tenen serveis de teleconferència, però també hi ha una gran quantitat de noves empreses a Internet que proporcionen el servei, com GoToMeeting i Webex (veure Recursos). La majoria d'aquestes empreses integren plenament l'ús de veu i d'ús compartit a la xarxa o ofereixen conferències de veu estàndard com a complement al servei d'ús compartit d'escriptori o d'escriptori. Algunes empreses ofereixen teleconferències de forma gratuïta, com ara FreeConference.com (consulteu Recursos).
Configuració de la conferència. En general, tot el que heu de fer una vegada que tingueu un compte és anar al lloc web i iniciar sessió amb el vostre identificador d'usuari i contrasenya. Un cop hagueu iniciat la sessió, només heu de seleccionar la data, l'hora i la durada de la vostra trucada. El proveïdor de serveis us proporcionarà una llista d'opcions per a tota la informació i, en general, tindrà funcions addicionals per seleccionar, com ara l'ús compartit d'escriptori o la videoconferència.
Deixi que els assistents a la conferència coneguin. Normalment, el servei us proporcionarà tota la informació que necessiteu per compartir, com ara el número de telèfon que voleu trucar, el PIN i qualsevol altra instrucció general. Hi pot haver fins i tot un recordatori de correu electrònic integrat per permetre que tothom que assistirà a la conferència sabrà com connectar-se.
Feu la trucada. Totes les persones que truquen marcaran el mateix número si fa veu sobre una línia telefònica regular. Si utilitzeu Internet, se us proporcionarà una adreça web per entrar per compartir l'escriptori o el vídeo o la veu a Internet, si així ho fa el vostre servei. Quan introduïu el número de telèfon hi haurà un número de conferència o PIN que cada persona ha d'escriure, per dirigir-los a la vostra conferència. La videoconferència requereix, però, algun tipus de càmera connectada a l'ordinador. Gairebé qualsevol càmera web funcionarà.
