Els enviaments preestablerts són avisos que es donen als compradors de béns per fer-los saber que hi ha un embarcament en camí. Aquests prealerts s'utilitzen principalment amb l'enviament a l'estranger, tot i que moltes altres empreses que només tenen operacions domèstiques també poden utilitzar-les. Un enviament prealert s'envia sovint per fax o correu electrònic al client que rep productes diversos dies abans de la data d'arribada prevista. Aquesta notificació permet que l'hora del client es prepari per a l'arribada.
Comprendre el propòsit d'un enviament prealert. Moltes empreses envien un prealert per cortesia al client. Manté al client informat sobre els detalls de lliurament dels enviaments esperats. Si sou una empresa que envia mercaderies, informeu-vos als vostres clients d'aquest tipus d'atenció.
Determineu el vostre mètode per enviar l'avís. El mètode més comú que s'utilitza per enviar avisos previament enviats és a través del correu electrònic.
Títol de l'avís. Incloeu el títol "Enviament prealert" a la part superior de la notificació. Si envieu l'avís per correu electrònic, escriviu-lo també a la línia d'assumpte. Incloeu un breu comunicat al client que serveix d'avís que els articles ordenats estan en camí.
Indiqueu els detalls de l'ordre. Un enviament prealert ha d'indicar diverses peces clau d'informació. Cal indicar clarament el nom de la vostra empresa per informar immediatament al client sobre qui envia aquest avís. Incloeu el tipus de mètode d'enviament que s'utilitza, el número de seguiment i la data d'arribada prevista.
Inclou qualsevol informació sobre l'alliberament de duanes. Quan els béns s'envien a l'estranger, hi ha diversos documents importants necessaris per a la seva finalització. Aquests formularis són generalment completats pel carregador i transportista de la mercaderia. Els documents duaners garanteixen que els productes es puguin aclarir a través de les duanes. Un enviament prealert inclou aquesta informació per mostrar al client els formularis adequats que s'han completat. Si aquests formularis no es completen correctament, es podria produir un problema amb l'enviament.
Adjunteu altres documents importants. Amb un enviament prealert, moltes empreses sovint adjunten determinats documents, que poden incloure un coneixement de destinació, factura comercial, llista d'embalatge o full de dades de seguretat del material, denominat MSDS.
Incloeu la vostra informació de contacte. Aquest és un dels detalls més importants que conté un enviament prealert. Això consisteix bàsicament en un número de telèfon perquè el client truqui si es presenten dubtes, problemes o problemes.
