Escriure una carta de negocis intern implica entendre el públic i centrar-se en un objectiu concret. Sense importar el tema, les consideracions d'audiència i to són crucials per evitar conflictes, confusió i desinformació. Per assegurar l'èxit, seguiu una estructura, incloeu tots els detalls necessaris i reviseu-los bé. Sovint pot ajudar a donar-vos temps entre la redacció de la lletra i la revisió final per mantenir l'objectivitat i produir l'escriptura més efectiva. Per tant, una planificació acurada i la gestió del temps són aspectes importants del procés d'escriptura.
Crea una salutació adequada
Crea una bona salutació per obrir la lletra amb un to apropiat. Utilitzeu "Benvolguts", "Salutacions" o "Bon dia / tarda" per obrir la carta i mostrar respecte i empatia per al lector. Per exemple: "Estimats companys".
Crea una introducció. A la introducció, incloeu informació sobre el tema de la lletra perquè el lector entengui què esperar. La vostra introducció podria tenir aquest aspecte:
Molts de vosaltres us heu preguntat quan acabarà la construcció al nostre nou garatge. Em complau informar-vos que la construcció està programada per completar-se la primera setmana d'abril.
Escriviu un paràgraf de cos eficaç i organitzeu-lo visualment per mantenir el lector compromès.
El paràgraf del cos conté la major quantitat d'informació, de manera que l'organització és especialment important. Utilitzeu punts de bala, text en negreta o altres tècniques per ressaltar la informació crucial.
Tanca la lletra amb un final de bona voluntat. Això implica establir un to adequat amb el lector donant-los les gràcies pel seu temps. També implica la inclusió de la informació necessària en cas que el lector tingui més preguntes. Per exemple:
Gràcies pel vostre temps i paciència. Si teniu més preguntes, no dubteu a posar-vos en contacte amb la direcció a l'adreça electrònica que es mostra a continuació.
Imprimiu la lletra i corregiu-la per errors. Trobeu errors ortogràfics, errors de puntuació o errors gramaticals. Utilitzeu el diccionari i el diccionari de sinònims per revisar paraules incòmodes o veu passiva i evitar la repetició.
Consells
-
Quan escriviu internament, recordeu que el vostre document pot ser vist i llegit per qualsevol persona de la companyia. Per tant, mantingueu la informació equilibrada, objectiva, accessible i neutralitzada pel gènere.
Avís
Fins i tot si coneixeu bé els vostres companys de negocis o col·legues, eviteu un to informal o col·loquial a l'escriptura. Produir un document amb la longevitat és important en la comunicació escrita, i les paraules i frases casuals són fàcilment mal interpretades.
