Probablement no tingueu problemes per imaginar aquest escenari: rebreu una invitació a una conferència de prestigi en la qual tindreu moltes oportunitats per connectar-vos i ampliar-ne els negocis. No obstant això, ara s'enfronta a l'obstacle de persuadir al vostre cap perquè us permeti assistir. Justificar les despeses pot provocar gemecs de tristesa, però l'organització i la preparació us ajudaran a obtenir el vostre objectiu.
Redacta un argument convincent que convenç als teus superiors de la necessitat de la despesa en qüestió. Persuadeu als vostres caps que necessiteu gastar aquests diners en aquest objecte o servei concret. Demostreu que aquesta despesa conduirà a un alt rendiment de la inversió. Presenta la documentació de suport tant com sigui possible per fer-vos arribar el punt.
Calculeu el cost exacte d'aquesta despesa i presenteu la suma dels vostres caps. Els vostres computacions configuraran la ment amb facilitat, demostrant que ho heu considerat completament i que no planeja gastar diners. Presentar el cost esperat de la despesa també pot alleujar els temors que el desemborsament previst serà escandalós. Si també podeu determinar la despesa de no gastar els diners en l'article o servei, produïu aquestes xifres per conduir a casa el vostre punt.
Ompliu tots els formularis de despeses per instruccions. La majoria d'organitzacions tenen un sistema formal per enviar justificacions de despeses. El departament de comptabilitat probablement requerirà que completeu un formulari que justifiqui el cost de la compra. Recordeu no oblidar els camps del document, ja que oblidar-se d'incloure un detall pot causar problemes més endavant.
Enviar documentació sobre tot el relacionat amb la despesa. Els directius volen veure exactament on van els diners; proporcionant una ruta de paper, els ajudarà a entendre per què necessitava comprar aquest article o servei en particular. Inclogui cada rebut o document rellevant per a la despesa perquè ningú no l'acusi d'apropiació indeguda.
