Cap operació empresarial és perfecta. Les probabilitats són que, en algun moment de la vostra carrera, pugui trobar un problema que cal abordar amb un major nivell de gestió. Moltes empreses fomenten l'ús dels informes de queixes com a mètode adequat per formalment presentar una reclamació. Normalment, aquests informes s'utilitzen per tractar transaccions o condicions insatisfactòries relatives a una empresa. Escriure correctament un informe de reclamació és clau per sentir la seva preocupació i solucionar el problema.
Adreça el rerefons de la situació. Doneu informació clau com ara la vostra posició i el vostre motiu per escriure. Indiqueu raonablement la vostra insatisfacció.
Seguiu el fons amb una descripció més detallada del problema. Informeu els fets objectius. Descriu els efectes resultants del problema.
Comuniqueu el que considera una solució satisfactòria. Expliqueu el que espera que l'altra part faci per solucionar la situació.
Afegiu una advertència si creieu que és necessari. És possible que vulgueu comunicar les conseqüències si l'altra part no participa en la solució del problema. Aquest pas és opcional, en funció de la vostra relació amb l'altra part i la gravetat del problema.
Acabar amb una cortesa conclusió que expressa les seves perspectives optimistes cap a la situació. Comunica una sensació de voler solucionar el problema per beneficiar a ambdues parts.
Consells
-
Recordeu utilitzar la cortesia a tota la lletra. Abstenir d'insultar a l'altra part o semblar hostil.
