Hi ha diverses raons per escriure una carta de negocis a qualsevol dels centenars de consolats estrangers de tot el món. Per exemple, és possible que vulgueu sol·licitar informació sobre visats o viatges, consultar oportunitats de comerç exterior, dur a terme investigacions sobre assumptes estrangers o escriure una carta de recomanació per a un estudiant que viatja a l'estranger per fer una pràctica.
Identifiqui el nom, el títol i l'adreça de l'individu a qui dirigeix la lletra. Cada consolat estranger disposa d'un lloc web detallat que proporciona un directori de personal, juntament amb enllaços a diversos departaments, que poden ajudar-vos a identificar la persona a la qual heu de dirigir la vostra correspondència.
Seguiu el protocol comercial tradicional quan escriviu una carta comercial al consolat. Utilitzeu el nom complet i l'adreça del títol, el departament i el consolat individuals, amb el format del sistema de correu internacional del país. Cada país varia, seguiu les directives que figuren a la secció "contacteu amb nosaltres" del lloc web del consolat. Si envieu una carta en paper, incloeu la data a l'extrem superior dret de la vostra lletra. Si envieu correus electrònics, indiqueu clarament el propòsit de la vostra correspondència a la línia de l'assumpte.
Escriu una carta d'introducció que inclogui una explicació de qui ets, d'on ets, per què estàs escrivint i si estàs escrivint en nom d'un altre individu o tu mateix. Si esteu escrivint en nom d'una corporació, una entitat governamental, una organització internacional o un institut educatiu, tingueu en compte l'afiliació per nom i indiqueu el títol i les credencials.
Escriviu una declaració senzilla que resumeixi breument el propòsit de la vostra correspondència. El llenguatge traduït o interpretat sovint pot tenir dos significats, així que procureu evitar la terminologia de l'argot o els col·loquialismes que no poguessin ser fàcilment entesos per un lector estranger. Per exemple, la frase "Vull tocar la base amb tu" hauria de ser reemplaçada per "Estic escrivint per preguntar sobre …"
Limiteu la vostra lletra a un sol tema i especifiqueu el resultat que voleu de la correspondència.
Finalitzeu la carta amb una nota d'agraïment i proporcioneu detalls sobre com podeu accedir-hi. Incloeu sempre el vostre nom complet. No falsifiqueu o feu declaracions enganyoses o potencialment amenaçadores en una carta a un consolat estranger.
Consulteu la vostra oficina de correus local sobre els requisits de franqueig i el temps de lliurament estimat. Si esteu incloent un sobre empaquetat i emmarcat per assegurar una resposta ràpida a la vostra carta, assegureu-vos que teniu la quantitat adequada de franqueig dels EUA al sobre de retorn.
Consells
-
Els llocs web de consulats estrangers dels Estats Units estan escrits en anglès, mentre que els consolats estrangers internacionals normalment estan escrits a la llengua materna del país amb un enllaç a una versió en anglès.
