Moltes organitzacions no lucratives i educatives necessiten suport filantròpic per mantenir operacions. Un banquet de recaptació de fons és una de les millors maneres de recaptar fons per a programes artístics, escoles, hospitals, grups d'advocats i altres. Aquests esdeveniments poden semblar complicats de planificar i organitzar. Comenceu amb una bona llista de comprovació, creeu un calendari i sol·liciteu que els voluntaris ajudin. Comenceu mesos abans de la data del banquet i reserveu la vostra ubicació, càtering, talent i entreteniment abans d'hora.
Programeu l'esdeveniment i compreu un llibre de planificació o quadern (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) estrictament per a l'esdeveniment. Manteniu una carpeta de registres, contactes, targetes de visita, rebuts, llistes de voluntaris, reserves, menús i tots els detalls que es presentaran abans, durant i després de l'esdeveniment. Obteniu un ajudant el més aviat possible, com ara un coordinador voluntari i comenceu a delegar tasques.
Pressupost de l'esdeveniment. Una vegada que conegui el recompte màxim del recinte, es calcula el cost per assignar per persona per a menjars, begudes, bosses de regals i altres elements de la llista. Costos de cada entrada a la llista de verificació, com ara equipament, despeses de personal, lloguer, tarifes de serveis, propines, etc. Els preus dels bitllets i els fons recaptats cobriran aquests costos, però els desemborsaments inicials inclouran una sèrie de dipòsits i costos anticipats.
Localitzeu i protegiu una instal·lació per celebrar el banquet. Es tracta d'un gran hotel, un gran restaurant que acull festes privades, un llit i esmorzar o una mansió històrica. Haureu de saber la màxima capacitat perquè no supereu més invitacions als clients o bé veneu més entrades que l'habitació us permetrà. La majoria dels establiments de qualitat comptaran amb personal per ajudar a planificar, així com a la restauració i altres serveis a la casa.
Reserva el teu mestre de cerimònies (MC). Consulteu amb agències locals de talent. Si voleu reservar un acte "nom" o una celebritat, haureu d'iniciar molt abans de la data prevista, ja que alguns tenen horaris molt ocupats. Poseu-vos en contacte amb agents i gestors per a l'entreteniment i reserva tot el talent.
Ordeneu invitacions, butlletes, programes i qualsevol altre material imprès, com ara fullets de l'organització per als quals s'estan generant fons. Si vas a realitzar una subhasta, comença a rebre els articles donats. Un equip de voluntaris pot gestionar aquesta responsabilitat. Les subhastes silencioses no necessitaran un subhastador, sinó una subhasta de licitació. Decidiu si el vostre MC ho farà, o si necessiteu un especialista separat. Envieu invitacions a la llista de donants de l'organització. Assegureu-vos que l'esdeveniment és semi-formal. Especifiqueu qualsevol cosa, en particular, els clients hauran de conèixer més enllà de la data, hora, lloc i convidats especials o d'entreteniment. Assegureu-vos de promocionar la vostra subhasta.
Anuncia l'esdeveniment a través de butlletins informatius, publicitat en línia, diaris locals i estacions de ràdio que porten PSA (anuncis de servei públic) per a entitats sense ànim de lucre. Les televisions locals també poden tenir un calendari d'esdeveniments, i els programes de notícies locals poden fer una breu entrevista o endollar l'esdeveniment, així que teniu tots els detalls preparats.
Parleu amb el xef de la seu o alineeu-vos fora de càtering. Decideix si disposa d'un bufet o servei complet, menjars plats. Expliqueu-li el pressupost i el recompte esperat. Això es pot finalitzar a mesura que s'aconsegueixi, però sempre és millor preparar-se per a més persones del que espera que no quedar-se amb les necessitats reals.
Mantingueu-vos en contacte regular amb voluntaris, companys de feina i tot el personal que treballa l'esdeveniment. Assigneu un assistent especial a cada grup de celebritats o entreteniment per ajudar-vos amb qualsevol cosa durant l'esdeveniment. Conegueu amb tots els voluntaris amb anticipació per assegurar-se que saben vestir, què fer, on és quan, etc.
Arribeu a la ubicació de l'esdeveniment molt abans al dia per decorar i configurar l'espai. Si us marxeu a preparar-vos, torneu amb un munt de temps per conèixer convidats especials, celebracions i espectacles i dirigir-los a on seureu, treballaran o esperaran a l'escenari. Si teniu una banda en viu, es mostraran abans per configurar i fer comprovacions de so. Vigila que els detalls finals es reuneixen i gaudeixin de l'esdeveniment. Després, assegureu-vos que tot es netegi i es pagui tot el personal o el personal clau. Recol·leu els sobres de donació i doneu a la persona que correspongui a l'organització.
