El maneig del cavall en el vostre inventari és una de les coses més difícils d'operar un negoci. Des del costat operatiu de les coses, sempre voldreu saber quant producte està disponible per vendre i quan voleu obtenir més. Els comptadors també necessitaran inventaris precisos perquè puguin mantenir els vostres llibres en ordre i proporcionar-vos la informació que necessiteu per prendre decisions comercials. En la majoria dels casos, però no tots, és probable que vulgueu fer-ho mitjançant un sistema d'inventari perpètua.
Sistema d'inventari periòdic
Hi ha dues maneres de controlar el vostre control d'inventari. Un és el que s'anomena sistema d'inventari periòdic, el que significa que al final d'un període determinat, un mes, un trimestre, un any o el que funcioni en la seva situació, tanqueu les seves portes i contingui físicament qualsevol inventari que tingueu a mà. A efectes comptables, truqueu a aquest inventari de tancament del període. El vostre recompte d'inventari anterior va ser l'inventari inicial d'aquest període. Afegiu totes les vostres compres a l'inventari inicial, restareu totes les vendes i en un món ideal, el resultat s'assembli molt al vostre inventari de tancament. Per descomptat, no vivim en un món ideal, i en la pràctica, com més lluny entre els inventaris, més discrepàncies s'aplicaran. Segons el sistema d'inventari periòdic, la quantitat d'inventari només és precisa just després de comptar, la qual cosa és una gran molèstia.
Sistema d'inventari perpetu
El sistema d'inventari perpètu requereix una configuració molt més gran, però una vegada que està en marxa, és molt més fàcil d'operar. Cada peça d'inventari que teniu és ingressada al vostre sistema informàtic a mesura que es compra. Quan surt de l'inventari, quan es ven o s'utilitza, es descomptarà automàticament de l'inventari personalitzat del vostre sistema informàtic. Si el vostre model de negoci gira al voltant de saber què té i quan haureu de demanar més, que s'aplica a gairebé totes les empreses, utilitzar el mètode d'inventari permanent ofereix molts avantatges.
Periòdic Versus Inventari Perpetu
Quin enfocament portarà a gestionar el vostre inventari depèn de la vostra situació. Si teniu la intenció d'operar basant-se en la "mare i el pop", mantenint el vostre negoci reduït i el vostre inventari baix, un sistema d'inventari periòdic pot ser tot el que necessiteu. La configuració és mínima i podeu comptar el vostre inventari amb la freqüència que consideri necessari. Si els vostres plans per a la vostra empresa impliquen un gran creixement, voldreu implementar el mètode d'inventari perpèttu al més aviat possible, idealment des del primer dia.
L'inconvenient és que el mètode d'inventari permanent és complicat de configurar i requereix una important inversió en ordinadors, programari i experiència. Si s'està executant amb un pressupost ajustat, que sovint passa amb les startups, aquesta inversió inicial podria ser més del que podeu administrar còmodament. De vegades, haureu de conformar-vos amb un sistema d'inventari i comptabilitat que proporcioni una gestió periòdica bàsica d'inventari a curt termini, però es pot actualitzar a una oferta més completa ja que el vostre negoci i els seus ingressos creixen.
No és perfecte
Tot el punt d'un sistema d'inventari perpètua és que sempre tindreu un recompte exacte i actualitzat de quins articles estiguin a la vostra disposició. Això és àmpliament cert, però en el món real, sempre hi ha un buit entre la teoria i la pràctica. Perdreu el producte amb trencament i robatori; els proveïdors us facturaran incorrectament, rebrà comandes que estiguin superades o curtes per uns quants exemplars, el personal de vendes anirà a les vendes o reemborsaments de forma incorrecta i així successivament. Una bona formació, seguretat i pràctiques de maneig d'inventari poden ajudar a mantenir-ho al mínim, però encara haureu de fer un compte real cada cert temps per verificar els números amb què està treballant.
Podeu optar per fer un inventari físic complet almenys un cop l'any, o bé podeu optar per "cicles de cicle" en curs. Això només vol dir que trieu certes parts del vostre inventari per comptar regularment a la recerca de discrepàncies. Podeu centrar-vos només en els ítems de més valor o de major volum, ja que són els més propensos a donar-vos problemes, o bé podeu comptar tot el vostre inventari una mica a l'any i ajustar l'inventari quan trobeu errors.
Inventari perpetu en entorns minoristes / majoristes
El millor cas per als sistemes d'inventari permanent és el de venda al detall. Quan el client porti un producte al taulell, el tocarà amb alguna forma d'escàner o, potser, introduint manualment un número de part. L'escanejat és millor, sempre que sigui possible perquè redueix l'oportunitat d'errors. Un cop finalitzada la venda, el vostre sistema reduirà l'inventari disponible a la mà per permetre el que està passant per la porta a mà del client.
Si un dels vostres altres venedors mira aquest producte des d'un ordinador d'un altre departament, el total recentment revisat és el que es mostrarà a la pantalla. El vostre sistema també us pot demanar que ordeneu més quan els vostres subministraments baixin o fins i tot feu l'ordre automàticament. Els millors sistemes fan un seguiment dels descomptes dels proveïdors i els mínims de la comanda, així que podeu configurar-los per no demanar 950 peces si hi ha un descompte en 1.000. Els majoristes funcionen de la mateixa manera, excepte que compren fabricants i distribuïdors i venen als minoristes.
Inventari perpetu en entorns de fabricació / producció
Si esteu en el negoci de fer productes, en comptes de vendre'ls, usareu un sistema d'inventari perpètua d'una manera diferent. En aquest cas, els elements del vostre inventari són matèries primeres o subconjunts i, en definitiva, es convertiran en productes acabats. També haurà de fer un seguiment de les matèries primeres mentre estan en el seu viatge per convertir-se en productes acabats, que poden trigar només un segon o dos o fins i tot diversos anys depenent del producte. En aquest estat, es compten com a treball en procés. Amb un sistema d'inventari constant i eficaç, mai no hauríeu d'esgotar les matèries primeres, i sabreu quants productes acabats teniu disponibles per a la venda. Més important encara, també sabràs quins són els costos de fabricació, fins i tot si els vostres materials fluctuen amb el cost.
Comptabilitat LIFO i FIFO
La vostra gestió física d'inventaris sempre ha de garantir que el producte més antic de les seves prestatgeries es ven primer, encara que no sigui especialment perible. L'embalatge s'esvaeix amb el pas del temps, les caixes es danyen i fins i tot les ungles d'acer eventualment s'oxiden. Tanmateix, per a finalitats de comptabilitat perpètua, es decideix si considera que cada peça d'inventari és la més antiga actual o la més recent. Aquests sistemes s'anomenen primer a primer terme i últim a primer terme, o FIFO i LIFO a curt termini.Si els preus estan augmentant, el producte més antic sempre serà el més barat i el producte més nou sempre serà el més costós. Si cauen els preus, el contrari és cert. Això té algunes conseqüències importants per a la manera com compte els costos.
LIFO, FIFO i COGS
Suposem, per motius de demostració, que l'article més antic del vostre inventari s'hagi comprat a $ 85, el cost més recent és de $ 95 i es ven a $ 110. Si treballeu amb una base FIFO, el vostre benefici és de $ 110 menys el cost de $ 85 o $ 25. Si treballeu amb una base LIFO, només comptarà 15 beneficis en la mateixa venda. Si el vostre objectiu és informar els beneficis més elevats possible, potser per impressionar o influir en possibles inversors, és possible que us resulte avantatjós utilitzar el mètode FIFO. Si voleu mantenir registrats els seus beneficis registrats per minimitzar la factura fiscal, el mètode LIFO podria, en aquesta hipotètica instància, tenir més sentit. Podeu utilitzar qualsevol mètode, sempre que sigui coherent. Pel que fa al seguiment del vostre cost real de les mercaderies venudes al detall o del cost de producció en la fabricació, podeu optar per un mètode mitjà ponderat que faci un seguiment dels costos reals a mesura que pugin i baixin.
