Les justificacions de font única (SSJ) són un requisit en la majoria d'institucions on els articles de compra (subministraments, equips, serveis, etc.) sobre un determinat llindar monetari requereixen una explicació multiplicadora sobre per què aquests elements només poden provenir d'una única font. Molts troben la redacció dels SSJs engorrosos i no entenen per què l'explicació que aquest és el tema que volen comprar és prou justificativa. Tanmateix, el departament de compres ha de tenir motius vàlids per què aquests elements no es poden obtenir a través d'una competència oberta i completa, en la qual qualsevol proveïdor capaç pugui contractar el contracte. Encara que la majoria de les institucions tenen les seves pròpies plantilles per sol·licitar un SSJ adequat, aquest article descriu els passos bàsics que hereten en la justificació de totes aquestes sol·licituds de compra.
Títol del document de processament del text com a Font Única Justificació del número de comanda de compra específic, si escau, i llista qualsevol número de política institucional per què es requereix una única font per a aquesta requisició.
Descrigui els usos particulars del document. Indiqueu específicament el que serà l'element i el que farà. Incloeu aquí tots els números i títols de projecte que el material en qüestió admetrà.
Indiqui les característiques distintives del tema i per què aquest és l'únic que compleix els requisits. Això pot incloure ser un add-on a un sistema existent o la substitució d'un sistema existent. Els drets d'autor i les marques comercials es poden aplicar aquí depenent de la situació.
Expliqueu el que succeiria si es produís un altre element desigual. Inclogui qualsevol retard en l'entrenament, alteració dels procediments operatius estàndard, etc., que costaria temps, fons i finalització global de projectes.
Escriure el treball realitzat per determinar quins altres articles similars s'ofereixen d'altres venedors i per què aquests elements no satisfan els requisits indicats en els passos anteriors. Això potser hauria de ser explícit per incloure: noms d'empreses, informació de contacte i, en alguns casos, pressupostos vàlids.
Incloeu el nom, el títol i la informació de contacte del contacte principal per al SSJ (això no ha de ser la persona que ho va escriure) i incloure una còpia juntament amb l'ordre.
Consells
-
Sempre seguiu la plantilla institucional suggerida per a un SSJ si n'hi ha, ja que aquesta és la forma més segura d'obtenir una aprovació. Parleu amb altres que hagin escrit SSJ i demaneu que vegin els seus exemples de presentacions amb èxit. De la mateixa manera, una vegada que tingui una presentació reeixida, mantingui el document en un lloc segur i baseixi tots els futurs en aquest sentit. Evidentment, és important proporcionar la major quantitat d'informació possible sobre els elements requisits; el menor temps que la compra ha de passar tornant i fent preguntes a l'autor del SSJ, menys temps tindrà per obtenir els articles.
Avís
El procés de compra s'està fent més estret a tot el tauler i els SSJ són cada vegada més complicats i més pesats. Preneu aquest procés seriosament i mostri el respecte pels procediments i l'esperança dels millors.
