El paperwork forma part de fer negocis i el procés de contractació d'un nou empleat no és una excepció. Hi ha certs documents que han de ser emplenats per nous empleats, com ara els formularis de retenció d'impostos i els tràmits de dipòsit directe. Tots els formularis necessaris, juntament amb qualsevol documentació específica de l'empresa, han de ser emplenats per l'empleat i processats de manera oportuna, idealment en el primer dia de l'empleat.
Nova documentació d'empleats
Els nous empleats hauran d'emplenar un formulari de sol·licitud d'ocupació, si encara no ho han fet, enumerant la seva adreça completa, números de contacte, informació de contacte d'emergència, referències i tota l'experiència laboral prèvia, juntament amb el consentiment per a una verificació de fons i consentiment per a medicaments proves. La majoria dels empleats completen l'aplicació i els formularis de consentiment signats durant l'entrevista i el procés de contractació, però, si no, els recursos humans necessitaran aquesta informació completada i processada per al fitxer personal de l'empleat.
Formes governamentals
El govern dels EUA requereix diverses formes per omplir per a cada nou empleat. El Formulari I-9 verifica la identitat de cada persona contractada i si és legalment elegible per treballar als Estats Units. Aquest formulari s'ha de completar i signar no més tard del primer dia d'ocupació i retingut per l'empresari, juntament amb una còpia de la targeta de seguretat social de l'empleat. El formulari W-4 detalla els drets de retenció d'un empleat per als propòsits de l'impost sobre la renda federal. Els empleats han d'omplir un nou formulari W-4 si la seva retenció de la provisió canvia durant l'any.
Estat nou formulari de lloguer
Tots els ocupadors estan obligats per la llei federal a informar cada contracte nou, en un termini de 20 dies a partir de la data contractat, a l'Oficina d'Aplicació de Suport de Menors dels Estats Units. Aquesta agència estatal determina si un empleat ha de pagar els pagaments d'assistència infantil. Es poden informar nous empleats mitjançant una còpia del formulari W-4 o un formulari d'empresa que inclogui la mateixa informació. Els formularis es poden presentar de forma electrònica o per correu al Directori Estatal de Noves Contractacions a l'estat on treballa l'empleat.
Forma de dipòsit directe
Cal omplir un formulari de dipòsit directe i convertir-lo en el departament de comptabilitat. Un empleat necessitarà llistar el seu nom, adreça i números de compte bancari i adjuntar un xec en blanc per rebre el dipòsit directe dels seus xecs de pagament.
Recepció de Manuals / Manuals d'Empleats
Els nous empleats han de rebre una còpia del manual de l'empresa i el manual de seguretat, si escau. Cada empleat ha de signar i datar un document que reconeix que ha rebut i s'ajustarà a les normes establertes al manual. Aquests formularis són importants, ja que el manual d'una empresa estableix totes les normes de la companyia, inclosa la política de drogues i alcohol, la política d'assetjament sexual, el codi de conducta de l'empleat, la no-divulgació i les clàusules de no competència i altra informació de la companyia pertinent.
