Un sistema de nòmines és l'avinguda a través del qual processa la vostra nòmina. No podeu processar la vostra nòmina sense un sistema de nòmines. Els tres tipus de sistema de nòmines són manuals, interns computats i externs (subcontractades). El sistema manual requereix que processeu la vostra nòmina a mà; els ordinadors interns utilitzen programari de nòmina per processar la nòmina; el sistema extern vol dir que externalitza la vostra nòmina a un proveïdor de serveis de nòmina. Un diagrama de flux del sistema de nòmina mostra la seqüència en què processa la vostra nòmina. Optimitza el processament de la nòmina i us ajuda a mantenir-vos en marxa.
Dissenyeu el diagrama de flux amb un programa de suite d'oficina: aquesta és la millor ruta per a un aspecte professional. No obstant això, podeu dibuixar el gràfic a mà. Crea quadres i fletxes que mostren el flux del procés de nòmina, com ara on comença i acaba.
Creeu un diagrama de flux per a un sistema de nòmina manual. El diagrama de flux ha de mostrar tots els deures manuals implicats en el processament de la seva nòmina a través d'aquest sistema.
Exemple: recollir targetes de temps, consultar targetes de temps per al compliment, contactar els supervisors sobre targetes de temps que falten o qüestionables i calcular manualment les targetes de temps. Creeu una seqüència que impliqui els deures de processament de la nòmina, com ara calcular els salaris manualment; deduccions estatutàries, com impostos a la nòmina i aportacions salarials; salaris; deduccions voluntàries, com ara la jubilació i els beneficis per a la salut; i la creació de xecs de pagament. Feu una altra seqüència que mostri tasques posteriors al processament, com ara crear manualment i registrar el registre de la nòmina, crear i publicar entrades de diari, pagar els empleats al banc i distribuir xecs de pagament.
Feu un diagrama de flux per al sistema informatitzat intern. Aquest sistema elimina el processament manual. Feu que el diagrama de flux sigui específic dels requisits del vostre programari de nòmina.
Exemple: carregar dades de cronometratge en programari de nòmina, revisar dades de cronometratge i investigar escaneigs faltants, processar la nòmina a través del programari de nòmina, imprimir el informe de preprocessament, comprovar la nòmina a través de l'informe de preprocessament, fer els canvis necessaris, crear i enviar arxius de dipòsit directe al banc, dipòsit els fons dels empleats i els pagaments d'impostos a la banca, i tanca la nòmina. Notablement, quan es tanca la nòmina, es guarden totes les dades de nòmina del període de pagament del sistema.
Creeu un diagrama de flux per al sistema extern. Quan externalitza la seva nòmina, el proveïdor de serveis de nòmina requereix que els envieu les dades de la nòmina cada període de pagament. Normalment, el proveïdor us permet enviar les dades per fax, correu electrònic o en línia. El diagrama de flux hauria d'incloure detalls del mètode requerit.
Exemple de mètode en línia: revisar dades de cronometratge, supervisor de contacte per a l'aclariment de cronometratge, canvis de nòmina dels empleats d'entrada i dades de cronologia en el sistema del proveïdor, verificar les dades introduïdes a través del sistema en línia del proveïdor, comprovar i comprovar les dades de nòmines rebudes del proveïdor i distribuir xecs de pagament.
Consells
-
Dissenyeu el diagrama de flux pel que fa referència a cada processament de la nòmina. Actualitzeu el diagrama de flux quan es produeixi un canvi en el sistema de nòmina.
El diagrama de flux hauria d'incloure les obligacions fiscals federals i estatals sobre la seva nòmina, com ara els pagaments d'impostos i els informes, inclòs el processament W-2.
