Abans de l'era dels sistemes financers informatitzats, tots els processos comptables van ser realitzats a mà, utilitzant paper i llapis. Algunes petites empreses encara utilitzen aquesta antiga metodologia, també coneguda com a sistema de comptabilitat manual. Els conceptes darrere dels sistemes manuals i informàtics són els mateixos, només els mecànics han canviat.
Beneficis
El mètode de comptabilitat manual és molt més econòmic que un sistema informatitzat. Algunes persones no són còmodes de treballar amb ordinadors i funcionen millor amb el sistema de paper i llapis. El sistema manual funciona, fins i tot si l'electricitat està desactivada, a diferència de la majoria de les configuracions de la computadora. Un altre avantatge del sistema manual és que no hi ha dades de corrupció o duplicació, com de vegades passa amb el programari de comptabilitat. Com que la comptabilitat manual és senzilla i no requereix habilitats informàtiques, les empreses poden contractar empleats per menys diners, un avantatge important per a les petites empreses.
Paper Pads
Abans de fulls de càlcul i programari informàtics, els comptables utilitzen coixinets de papers impresos amb columnes. La primera columna a l'esquerra sol ser estret i s'utilitza per a dates, mentre que la segona columna, la més ampla de la pàgina, s'utilitza per a les descripcions. Els coixinets de comptabilitat presenten quatre o més columnes: cada columna està separada per dobles línies que es mouen per la pàgina. Els coixins sovint s'imprimeixen en verd clar o blanc amb un espai per a cada dígit, minimitzant la confusió a causa de l'escriptura a mà. Les línies de les pastilles reflecteixen transaccions comercials, com ara vendes o transaccions d'inventari.
Revistes
Les revistes s'utilitzen per facilitar el procés de comptabilitat manual. Aquests són coixinets específics per a un determinat procés. Podeu tenir un diari per a totes les vostres transaccions en efectiu, per exemple. Quan es produeix una venda, escriviu la transacció a la revista com una única línia de comanda. Al final d'una setmana o un mes, afegiu les transaccions i feu una entrada al llibre general, un crèdit a les vendes i un domiciliació bancària.
Errors
Quan utilitzeu un sistema de comptabilitat manual, heu de tenir una estratègia per trobar i corregir errors de manera eficient. En general, trobareu un error quan compileu un saldo de prova, i no s'esgota, els deutes no són iguals a crèdits. En aquest cas, assegureu-vos que els saldos de les vostres publicacions i diaris són exactes. Podeu executar una cinta de calculadora i adjuntar-la a cada pàgina de les revistes i el llibre general, assegurant que els totals siguin correctes. També haureu de revisar el saldo de prova per raonabilitat i comparar els números amb el vostre últim saldo de prova, a la recerca de diferències que poden ser errors.
