Una factura és un document que un proveïdor envia a un comprador juntament amb un enviament de mercaderies. Inclou els articles inclosos en el lliurament i la quantitat que correspon. Una declaració és un informe actualitzat sobre el que un client encara deu a un proveïdor a compte.
Diferències d'intencions
L'objectiu principal d'una factura és demanar al comprador que pagui. La factura també informa al comprador del cost de cada article inclòs en un ordre de compra. És la comunicació del venedor sobre per què el comprador deu un import determinat. L'objectiu principal d'una declaració és obligar un comprador a fer un pagament a compte. Tot i que una declaració inclou els càrrecs més recents, també notifica al comprador quantitats que encara es deuen a les compres anteriors.
Elements de la factura
Una factura típica inclou una sèrie d'elements relacionats amb l'ordre en particular. La part superior de la factura inclou un encapçalament amb el títol de la factura, la informació de contacte del venedor i el nom i el número del client. També té un número de factura amb finalitats de seguiment. La data de compra, el nom del producte, el número de producte, les comandes de quantitat i el cost unitari es detallen per a cada bé ordenat. Un subtotal per tots els elements adquirits, un import de l'impost de vendes i un total final generalment es mostren a la part inferior de la factura. També té informació sobre les condicions de pagament i una adreça de pagament.
Elements de declaració
Normalment, una declaració no és tan intrincada ni detallada com una factura. Mostra la data de cada transacció registrada durant el període de declaració. Algunes empreses només inclouen imports no pagats en declaracions, mentre que altres mostren totes les transaccions en un període determinat. El número de la factura i la factura total de cada factura es detallen a la declaració. Aquesta informació permet que el client coincideixi amb factures pagades i no pagades en el comunicat a factures i rebuts. La declaració també inclou els termes de pagament i la informació de remeses.
Dates i pagaments
Normalment, una factura inclou la data en què es va processar o enviar una comanda, així com una data que es va pagar. Una declaració té una "data de declaració", que és el dia que es finalitza la declaració i s'envia al comprador. És millor que els compradors paguen rutinadament els saldos deguts quan arriba una factura en lloc d'esperar declaracions, informa el comptador Harold Averkamp. Les declaracions es publiquen de vegades abans que es processin els pagaments. Per tant, mitjançant el pagament constant de les factures, s'evita la confusió sobre si s'ha pagat un saldo quan arriba una declaració.
