No tots els empleats responen a les expectatives. Quan això succeeixi, haureu d'escriure una carta disciplinària o rescindir-la formalment per escrit. Alguns empleats poden quedar tan lluny de les vostres expectatives que us enoja, però encara heu d'escriure una carta disciplinària en un to professional perquè la carta és un registre de la vostra empresa i la vostra manera reflecteix sobre l'empresa. No comproveu la manca de professionalitat de l'empleat actuant de manera poc professional.
Escrigui la data. Ompliu una línia i escriviu el nom de l'empleat i la vostra adreça d'inici en línies separades. Ompliu una línia addicional i escriviu "Estimats / senyors" (cognom) "seguit de dos punts. Fins i tot si teniu una base de nom amb l'empleat, heu de fer un esforç addicional per ser professional en una situació en què l'empleat requereixi una disciplina. L'ús del cognom també us ajuda a crear la distància, que és útil quan la notícia és negativa.
Comenceu la lletra explicant a l'empleat que el seu acompliment en el treball no ha complert amb les expectatives i, a continuació, detalla els problemes amb el seu acompliment de forma professional i no emocional. Si s'escau, indiqui les dates i els temps dels incidents més importants, com la retard o els accidents. Consulteu qualsevol norma específica que hagi violat l'empleat.
Expliqueu-vos què passarà a continuació. Si està disciplinant a l'empleat, expliqui que aquest és el seu primer avís i que els delictes posteriors valen més advertències amb conseqüències més greus, com la suspensió o el tret. Si finalitzeu l'empleat, proporcioneu la data efectiva de la resolució i tota la informació que necessiteu, com quan s'espera que deixi la seva oficina.
Proporcioneu informació de contacte en cas que tingui cap dubte, i expliqui un procés d'apel·lació si n'hi ha. Gràcies a l'empleat per la seva cooperació i, si escau, digui-li que el desitgeu bé en el futur.
Tanqueu la lletra escrivint "Atentament" i ometeu tres espais de línia. Escriviu el vostre nom. Imprimiu la lletra amb el capçal de la vostra empresa i firmeu el vostre nom per sobre del vostre nom amb nom.
