Les polítiques i els procediments de comptabilitat no són una sola cosa, tot i que els treballadors d'una oficina sovint confonen els dos. Les polítiques comptables representen les directrius o regles que defineixen el que el departament de comptabilitat espera en una situació determinada. Mitjançant la creació de polítiques, el departament de comptabilitat garanteix que les normes i normes de la companyia es mantenen i s'adhereixen de forma coherent per tots els afectats. El procediment representa el costat de l'equació definint els passos individuals que garanteixen que es mantinguin les polítiques comptables de la companyia i que hi hagi controls interns.
Definir la política
Quan s'aprovi la política de comptabilitat i el manual de procediments que utilitzen els comptadors i altres persones de la companyia, primer heu de definir cada norma o directriu com a política individual que voleu que seguiu. No barregeu les polítiques junts, perquè és massa confús. Els departaments de comptabilitat creen polítiques de flux d'efectiu, polítiques de reemborsament de viatges, polítiques de caixa petita, polítiques de pagar per compte o polítiques de facturació, només per nomenar alguns. La política ha de definir la regla, coneguda com el que, i incloure qui ha d'adherir-se a ella i per què s'ha d'adherir. Les polítiques i els procediments es mantenen com a documents separats.
Escriu el panorama general
Cada política ha d'incloure una descripció general o resum de la pauta o regla. La visió general arriba primer, amb informació detallada que inclou els detalls. Per exemple, un departament de comptabilitat pot tenir una política petita de fons de caixa que detalla quant diners es posaran a disposició dels petits diners, el tipus de compra que cobreix i el títol de la persona que s'encarrega de garantir-ne es manté correctament. La política no enumera els noms de les persones, sinó el títol o la posició a la companyia responsable.
Esbossa els procediments
Els procediments són el procés pas a pas pel qual els individus s'adhereixen a la política de l'empresa.Per exemple, un departament de comptabilitat pot establir una política de fluxos d'efectiu que especifiqui quant hauria d'estar disponible en efectiu operatiu en tot moment i què ha de passar si no està disponible. Però per assegurar-se que es mantingui la política, algú del departament de comptabilitat ha de completar les reconciliacions del compte bancari. El procés de reconciliació bancària presenta passos detallats sobre com fer la reconciliació bancària per assegurar que s'adhereix la política de fluxos d'efectiu. Per escriure el procediment, indiqueu cada pas que ha de realitzar, inclosos els títols de persones que completen cada pas i el que passa en els passos següents.
Nombre dels passos
Escriviu els procediments en l'ordre en què s'han de realitzar els passos. Per exemple, utilitzant el procés de reconciliació bancària, comença amb el primer que ha de passar, com ara: els extractes bancaris es donen sense obrir-se al gestor de comptes. Incloeu els passos que el director de comptabilitat ha de realitzar abans de passar el treball de reconciliació real a una altra persona en la comptabilitat. Això podria incloure coses com una revisió ràpida per a les inconsistències de verificació, els noms dels beneficiaris i molt més.
Manual de polítiques i procediments
Incloeu una llista dels títols del departament de comptabilitat amb breus descripcions de les funcions que realitza cada posició de l'empresa al capdavant del manual de polítiques i procediments. Això ajuda a crear controls interns mentre garanteix la separació de funcions. Escriure les polítiques en pàgines individuals, creant una nova pàgina o conjunt de pàgines per a cada política. Cada política rep el seu propi encapçalament i títol a la taula de continguts per facilitar que la gent la busqui. Després de la política, incloeu tots els procediments a les seves pròpies pàgines com a còpia de seguretat. La taula de continguts pot incloure la "Política de fluxos d'efectiu", com a títol principal amb subtítols i les seves pròpies pàgines que inclouen "Reconciliacions bancàries", "Reconciliacions del compte bancàries generals", o qualsevol altre procediment que s'apliqui a aquesta política específica.
