Els esdeveniments són eines importants per a empreses per a diversos propòsits; Alguns poden ser interns i centrats en el personal, mentre que altres són per al màrqueting. En qualsevol cas, el mateix tipus de planificació s'inclou en l'esdeveniment i cal tenir en compte els mateixos detalls per tal que l'esdeveniment obtingui un èxit. Els esdeveniments requereixen una planificació i una preparació acurada. Seguir un sistema prescrit pot ajudar a assegurar que el vostre esdeveniment funcioni sense problemes.
Determineu el vostre objectiu per a l'esdeveniment. Si esteu planejant un seminari de màrqueting, les vostres responsabilitats seran diferents de si estaven planificant una barbacoa d'empresa. Assegureu-vos que obtingueu instruccions extremadament detallades sobre el que s'espera; hi ha components pràctics com ara la quantitat de persones que arriben i la mida del lloc que necessita, i els factors orientats a la comercialització, com ara si l'esdeveniment té com a finalitat obtenir clients per a l'empresa o si és un avantatge per a la direcció o un altre personal.
Crea un pressupost. Algú ha de pagar l'esdeveniment, i necessiteu l'aprovació abans de començar. Tingueu en compte el vostre temps, la sala, qualsevol menjar o decoració, altaveus o activitats, i qualsevol altra consideració que consideri necessària. Prepara tot en un format organitzat i s'adhereix a ell quan facis arranjaments.
Estableix l'agenda. Prepara un calendari detallat i assigni el temps correcte per a cada activitat. Creeu un programa complet de principi a fi, amb comentaris d'obertura i tancament, si cal.
Planificar la logística. Lloga una ubicació, ordena menjar, lloga un altaveu i imprimeix invitacions. Visiteu el lloc per obtenir un aspecte concret del disseny perquè pugueu veure on es configurarà el menjar i com organitzar els seients i taules. Intenta mantenir-lo dins del vostre pressupost, però feu les modificacions si cal, sempre comprovant amb majors facultats abans de comprometre's.
Difoneu l'esdeveniment. La manera d'aconseguir això dependrà en gran mesura del tipus d'esdeveniment que planifiqueu. Per a un esdeveniment intern, és probable que un correu electrònic de l'empresa o alguns cartells penjats als llocs correctes serà suficient. Un esdeveniment de màrqueting requereix un pla de màrqueting complet, possiblement amb publicitat i màrqueting directe com a ajuts.
Consells
-
Utilitzeu un programa de programari per fer un seguiment dels vostres plans; planificar un esdeveniment requereix unes habilitats organitzatives excel·lents. Proporcioneu al supervisor actualitzacions diàries o setmanals sobre el vostre progrés perquè coneguin el que està passant.
Avís
No intenteu embogir en els vostres preparatius molt a prop de l'esdeveniment. Doneu-vos el temps que necessiteu perquè sigui un èxit.
