Els comptes a pagar són una part crítica dels seus registres financers i poden estar subjectes a frau sense una acurada conciliació i supervisió. Els procediments d'auditoria que es paguen amb comptes fortes poden garantir la precisió i la puntualitat dels pagaments de factures. Els millors procediments d'auditoria a pagar paguen una barreja de controls diaris, controls interns de rutina i procediments d'auditoria externa.
Procediments rutinaris
Els comptes a pagar s'han d'equilibrar diàriament per reconciliar pagaments a entrades registrades. Qualsevol discrepància entre l'import total pagat i el total registrat s'ha d'examinar i reconciliar immediatament. La supervisió de la gestió de cada persona involucrada en els comptes a pagar hauria de ser estricta i hauria d'incloure un seguiment rutinari de les activitats. Els administradors haurien d'estar capacitats per atendre qualsevol senyal de mala conducta per part del personal comptable pagant.
S'han de promulgar procediments de signatura que ajudin a establir un rastre d'auditoria. Aquests signes de tancament haurien d'incloure la revisió de la gestió de les reconciliacions diàries, els informes de discrepància mensuals i els signes individuals de les grans transaccions per garantir que tota la informació sigui correcta.
Controls interns
Els controls interns dels comptes a pagar haurien d'incloure requisits de signatura d'acord amb els imports de pagament. Penseu a implementar diversos nivells de requisits de signatura. Per exemple, podeu demanar la signatura d'un administrador de comptes per a més de $ 5,000, una signatura executiva per a articles de més de 10,000 dòlars i un requisit de doble signatura per a pagaments de més de $ 25,000. Coincideix amb els requisits de la signatura amb els totals d'ingressos i la susceptibilitat de la seva empresa al frau per obtenir el màxim benefici.
Establir procediments de control de rutina per pagar comptes. Inclou controls locals de pagaments individuals per garantir la precisió. Per exemple, reviseu cinc deutes cada dia i verifiqueu l'import del pagament i la informació del beneficiari i assegureu-vos que els registres comptables s'han completat correctament.
Durant els procediments de tancament de llibres al final d'un mes o període financer, s'inclouen els procediments de registre per a tots els treballs a pagar del compte, inclosos els totals de resum i les reconciliacions del compte. A més, manteniu un informe en execució que supervise els nivells de pagament del processament de comptes a pagar. Si els nivells de pagament augmenten o disminueixen sobtadament, una investigació automàtica sobre les causes pot provocar problemes potencials.
Auditories externes
La majoria d'auditories externes inclouen comptes a pagar com a àrea de proves. Les auditories externes haurien de portar un detall detallat de la llista de pagaments i traçar totals de les dades a través de tots els registres comptables al resum total i incloure les retirades del banc. Els elements seleccionats s'han de triar per fer proves a fons. Cal contactar els beneficiaris seleccionats per verificar la recepció dels pagaments. A més, cal reconèixer les reconciliacions rutinàries per a la veracitat i el processament lògic. Qualsevol reconciliació amb grans discrepàncies s'hauria d'investigar per complet.
Les auditories externes han de provar els passius no registrats. Considereu la possibilitat de seleccionar totes les factures per sobre d'un llindar especificat i una selecció aleatòria de factures rutinàries per a una revisió en profunditat. Mireu els registres de desemborsament, els crèdits per a la devolució, els béns rebuts però no facturats, i els comptes específics de la factura. Assegureu-vos que cada factura es registri correctament en el període de temps correcte. Revisa el compte per veure si s'ha registrat com a responsabilitat o si s'ha exclòs correctament del període de temps.
