Com a petit empresari, vol crear un entorn de treball productiu que estimuli la creativitat i la innovació. Un espai petit i ple de gent amb mobles antics i ordinadors antiquats pot afectar la moral dels empleats i el rendiment general. Per tant, és important configurar un sistema d'oficina modern que mantingui el seu equip compromès i motivat. Penseu en això com una inversió en el vostre negoci.
Consells
-
Un sistema d'oficines és una xarxa interconnectada de recursos que garanteix un entorn de treball fluid.
Què és un sistema d'Office?
El terme sistema d'oficina té diferents significats per a diferents persones. En general, es refereix als diferents components i elements d'una oficina, des d'ordinadors i equips de treball fins a la seva disposició física i ambient. També cobreix la manera com els empleats interactuen i la cultura general de l'oficina.
Sense aquests elements, una oficina és només una habitació o un espai buit. Són les persones i els equips que converteixen aquest espai en un entorn visualment atractiu i productiu que s'uneix a la seva visió i objectius. De fet, algunes fonts afirmen que la productivitat està al dia 20 per cent més alt en empreses amb espais d'oficines ben dissenyats _._ Els empleats han de sentir-se segurs i còmodes al lloc de treball i tenir accés a equips de qualitat perquè puguin assolir un rendiment màxim.
L'espai de treball físic té un impacte directe en la productivitat i la satisfacció laboral del vostre equip. El benestar dels empleats i el rendiment del lloc de treball estan fortament relacionats. Els empleats feliços se sentin més motivats i treballaran més per ajudar a l'organització a créixer i complir els seus objectius. Això donarà lloc a clients més feliços i serveis de més qualitat.
Millora el flux d'informació
Un sistema d'oficina funcional garantirà que els vostres empleats tinguin accés al coneixement que necessiten quan ho necessiten. Per tant, és essencial que els proporcioneu sistemes informàtics moderns, programari i equips que ajudin a facilitar el flux d'informació. Penseu en la possibilitat d'invertir en eines de col·laboració d'equips com Slack i Asana, sistemes de VoIP, programari d'oficina, ethernet i programari de gestió de projectes.
Amb aquests recursos, l'equip tindrà accés en temps real a les dades i es podrà comunicar amb més eficàcia. Els empleats que viatgin o treballin de manera remota podran compartir fitxers on-line, xerrar amb els seus companys a través de la web i intercanviar informació ràpidament. Algunes eines, com ara el programari de gestió de projectes, poden simplificar les tasques que consumeixen temps, millorar la col·laboració i generar informes amb valuosos coneixements sobre els projectes en els quals esteu treballant.
Penseu en la possibilitat de contractar un administrador d'Office
Com a propietari d'un negoci, és possible que no tingueu el temps o l'experiència necessària per garantir el bon funcionament d'un sistema d'oficina. Preferiu centrar-vos en els aspectes bàsics de la vostra empresa, com ara l'adquisició de nous clients o l'ampliació de les vostres operacions. En aquest cas, consideri la possibilitat de contractar un gerent d'oficina. Assegurarà que la seva oficina funcioni sense problemes, organitzi el seu disseny, programi reunions i determini quin tipus de programari i altres equips necessita el vostre equip.
Les funcions d'un gerent d'oficina depenen de la indústria i el tipus de negoci. El que treballa per un despatx d'advocats, per exemple, tindrà responsabilitats diferents a les d'una agència creativa o d'una empresa de recerca. En general, els responsables d'oficina són els responsables de:
- Completar tasques administratives
- Supervisió dels empleats
- Organització d'esdeveniments, reunions i conferències
- Compra de programari comercial, subministraments d'oficina i equips
- Gestionar els pressupostos d'oficines
- Assegurar el compliment dels empleats de les polítiques de seguretat i salut
- Preparació d'informes
- Analitzar el consum energètic
- Mantenir els subministraments en estoc
- Manteniment de la condició d'oficina
- Identificació d'ineficiències i àrees de millora
- Resoldre conflictes i assignar tasques
A més, aquests professionals poden explicar pràctiques d'administració i tecnologia d'oficina al vostre equip, proporcionar formació i realitzar tasques de TI en general. Alguns fins i tot poden gestionar la nòmina i la comptabilitat. El seu paper primordial és assegurar el bon funcionament de la seva oficina.
Crea una cultura d'oficina positiva
A més d'invertir en equipament de qualitat i complir amb les pràctiques de seguretat i salut, és important que creeu una cultura d'oficina positiva. Els vostres empleats són els vostres actius més valuosos, de manera que necessiteu proporcionar un entorn de treball en el que els agrada passar temps. La cultura de l'empresa és un component clau d'un sistema d'oficina eficaç.
Centreu-vos en crear un ambient on la gent se senti compromesa i motivada. Preneu-vos el temps per escoltar el que han de dir i sol · licitar els seus comentaris amb regularitat. Poden plantejar noves idees i suggeriments sobre com reduir els costos operatius, atraure més clients o fer que les coses funcionin millor i més ràpidament. Anímelos a expressar les seves opinions i dir-los el que necessiten per treballar de manera més eficient.
Les coses simples, com ara oferir cafè lliure, canviar a taulells ergonòmics i celebrar petits assoliments junts poden recórrer un llarg camí cap a la satisfacció i la productivitat dels empleats. De fet, les organitzacions amb treballadors compromesos informen d'un sorprenent un rendiment superior al 202 per cent que aquells sense ells. Un sistema d'oficina ben dissenyat pot ser exactament el que necessiteu per fer créixer el vostre negoci i obtenir un avantatge competitiu.
