Fer un seguiment de tots els ingressos i despeses de la vostra empresa pot semblar aclaparador, fins i tot quan feu una petita empresa. Hi ha càlculs per fer, informes per preparar, factures per pagar i impostos per presentar-se. La llista de recursos financers que cal compilar mensualment, trimestralment i anualment és sovint interminable.
La bona notícia és que existeix programari de comptabilitat de petites empreses per ajudar a racionalitzar el procés. El programari adequat us permet fer un seguiment de tota la vostra informació financera en un sol lloc i accedir als informes en temps real que necessiteu per mantenir la vostra empresa sense problemes.
Per què necessito programari de comptabilitat de petites empreses?
El programari de comptabilitat de petites empreses permet fins i tot el repte més matemàtic per mantenir registres financers precisos. En lloc de fer un seguiment manual de compres, rebuts i guanys de fulls de càlcul a l'ordinador de taula, podeu estalviar temps i mà d'obra tot seguint tot en un programa de comptabilitat electrònica.
Hi ha molts avantatges per utilitzar programari de comptabilitat de petites empreses que pot ajudar a la seva empresa a executar-se de manera més eficient. Alguns dels beneficis inclouen el següent:
- Ajusta la vostra comptabilitat. Amb el programari de comptabilitat de petites empreses, teniu accés a tota la vostra informació financera en un sol lloc. No haureu de consultar amb diversos departaments per obtenir la informació que necessiteu o esperar fins al final del mes per consultar els vostres recursos financers. En canvi, podeu iniciar sessió al vostre programari de comptabilitat en qualsevol moment del dia o de la nit des de qualsevol dispositiu per veure si es van pagar les factures, es va enviar l'inventari, quina part de la vostra empresa és rendible i on podeu fer algunes millores.
- Redueix l'error humà. No importa la competència dels vostres empleats, sempre hi ha lloc per a errors humans. El programari de comptabilitat de petites empreses ajuda a reduir l'error en els càlculs i informes mantenint un seguiment de les finances electrònicament. Quan es realitzen processos com la facturació, el cronograma i les col·leccions de factures a través del programari de comptabilitat, això augmenta encara més la precisió dels vostres financers.
- Permet la col·laboració en equip. El programari de comptabilitat de petites empreses permet que més d'una persona accedeixi a la informació financera de la seva empresa. És possible que vulgueu que les persones que gestionen la nòmina, el màrqueting, l'inventari i les vendes tinguin accés a la informació financera en temps real de la vostra empresa per tal que puguin realitzar millor les seves funcions. Amb programari de comptabilitat basat en el núvol o carregat a l'ordinador de cada persona, els membres del personal de tota la companyia poden iniciar sessió i obtenir la informació necessària.
- Proporciona informació. Amb el botó d'un botó, el programari de comptabilitat de petites empreses pot oferir informació immediata sobre la vostra empresa. A partir d'aquests, podeu adaptar millor les vostres inversions, esforços de vendes, inventaris i personal per fer que la vostra empresa sigui més rendible.
- Mantenir la seguretat segura. El programari de comptabilitat d'avui és segur, garantint que la informació de la vostra empresa es mantingui dins de l'empresa. La majoria de programari xifra la informació perquè només la pugui accedir a la vostra empresa. Molts proporcionen registres individuals per a cada empleat perquè només certes persones puguin veure certs aspectes de la vostra informació financera. Per exemple, podeu donar-li accés al gestor de recursos humans als fulls de temps i a la nòmina i no a la resta d'informació financera de la vostra empresa. Si accepteu els pagaments directament al vostre programari de comptabilitat, aquests també es codifiquen.
- Genera informes instantanis. La majoria de programari de comptabilitat de negocis petits us permet personalitzar els informes que necessiteu i tenir accés instantani a ells sempre que ho desitgeu. Podeu treure de manera instantània informes com ara la vostra declaració de resultats i guanys, resum d'impostos de vendes, historial de factures, pagaments recaptats i informes de despeses. Això ajuda a reduir el temps que els seus empleats poden gastar junts en aquest tipus d'informació. Fins i tot podeu generar informes automàticament que mostrin dades d'una manera que us sigui útil, com gràfics o gràfics.
- Proporciona informes específics de la indústria. Si seleccioneu el programari de comptabilitat de petites empreses que sigui específic per a la vostra indústria, eviteu fer-ne una personalització que pugui augmentar el preu del programari. També teniu accés als informes més valuosos per a la vostra empresa. Per exemple, si sou un proveïdor d'atenció mèdica, és possible que necessiteu una funcionalitat que us permeti facturar les companyies d'assegurances. Si trobeu un programari específic per a la indústria de la salut, probablement aquesta funcionalitat s'inclogui o sigui un additiu bastant assequible. Per al programari que és per a indústries genèriques, crear aquesta funcionalitat per a la vostra empresa pot augmentar el preu del programari.
- Et manté actualitzat sobre les millors pràctiques. Un programa de programari de comptabilitat de petites empreses pot mantenir el vostre negoci actual en les millors pràctiques comptables. Amb actualitzacions automàtiques de programari i tutorials sobre funcions noves, podeu mantenir-vos al corrent de les últimes pràctiques d'informes i d'impostos sense haver de dependre del vostre comptador.
El tipus correcte de programari de compte de petites empreses significa menys mals de cap per a vostè i més temps perquè tot el personal pugui centrar les seves energies en un altre lloc. Llavors, com trieu el programari adequat per a la vostra empresa?
Què programari de comptabilitat és millor per a una petita empresa?
Decidir obtenir programari de comptabilitat de petites empreses per a la seva empresa és sovint la part més fàcil del procés. La part més difícil és decidir quin programari específic utilitzar.
Hi ha una varietat d'opcions al mercat, la majoria de les quals es poden personalitzar al vostre negoci i necessitats particulars. Abans d'iniciar el procés de determinar el programari de comptabilitat de petites empreses per descarregar o registrar-se, assegureu-vos de saber quines funcions voleu. Preneu-vos el temps per investigar les vostres opcions i les funcions que ofereix cada una.
Creeu una llista de les funcions que desitgeu i una altra llista de les que us agradaria tenir però que podria prescindir. Aquests podrien incloure:
- Gestió d'inventari.
- Banca
- Seguiment de la nòmina i del full de temps.
- Facturació
- Comptes a cobrar.
- Hores facturables.
- Comissions de vendes.
- Facturació automàtica.
- Múltiples usuaris.
Una vegada que sàpigues el que vols, comença a fixar les teves opcions. Decidiu si voleu que el programari de comptabilitat de petites empreses es baixi al vostre ordinador o si preferiu tenir accés a un programa basat en el núvol que podeu accedir des de qualsevol dispositiu. Hi ha una àmplia gamma de preus basats en el programa que trieu, les funcions que voleu i la personalització que cal fer. Tingueu pressupost en ment abans de prendre una decisió final, tenint en compte que el cost augmenta a mesura que opta per una major personalització.
A més, tingueu en compte el programari de comptabilitat de petites empreses que és més intuïtiu per utilitzar. Si bé molts productes tenen característiques similars, el tauler real i la implementació del producte poden variar. Heu de seleccionar una que us sentiu còmodes, així que assegureu-vos de veure una demostració dels productes que us interessa. D'aquesta manera podeu sentir-vos com utilitzar el producte i si és prou fàcil per navegar. L'últim que vol fer és invertir molts diners en una descàrrega de programari de comptabilitat de petites empreses que sigui massa frustrant per a vostè.
A més de provar el programa, obtingueu una llista de referències que utilitzen el programari al qual us interessa. Si és possible, trobeu una persona que tingui una indústria semblant a la vostra, ja que és probable que utilitzeu el programari de la mateixa manera que ho faria. Feu preguntes sobre el procés d'implementació, com funcionen les funcions personalitzades i la capacitat d'atenció de l'equip de servei al client. Les respostes que obteniu poden ajudar-vos a prendre la millor decisió per a la vostra empresa.
Si teniu un, també consulteu el departament de TI abans de prendre una decisió. És possible que tingueu limitacions d'ample de banda o emmagatzematge que no poguessin tenir certs programes a la vostra empresa. Els aspectes tècnics d'això són els que més es deixen als que tenen una bona comprensió de la creació de xarxes d'ordinadors a la vostra empresa.
Hi ha algun programari gratuït de comptabilitat de petites empreses?
El programari de comptabilitat correcte de petites empreses pot ser una inversió. Si no esteu preparat per fer un compromís financer, podeu trobar el programari de comptabilitat en línia per a empreses de forma gratuïta.
El programari de comptabilitat per a empreses petites que és gratuït solament només permet funcions comptables molt bàsiques, com ara pagar factures i clients de facturació. Alguns programes de comptabilitat de petites empreses que limiten gratuïtament altres funcions, com ara el nombre d'usuaris autoritzats, el nombre de comptes bancaris que es poden enllaçar i la funcionalitat limitada d'informes.
Hi ha alguns programes de comptabilitat gratuïts en el mercat que presenten més funcions de compressió, però pot ser que falten en altres àrees. Per exemple, el programari us permetrà crear els estats financers necessaris, però no proporcioneu l'assistència necessària al client. Si no tens coneixements tecnològics, la manca d'assistència al client pot fer que el programari lliure no valgui el teu temps.
Si busqueu alguna cosa molt bàsica que us faci arribar el ritme d'utilitzar un programari de comptabilitat, el programari de comptabilitat de petites empreses que sigui gratuït pot ser un bon programa de comptabilitat de nivell d'entrada per a vosaltres. Molts us permeten actualitzar a funcions més remunerades a mesura que us feu més còmodes amb el programari. Només tingueu en compte que no podreu accedir a moltes d'aquestes funcions si esteu utilitzant la versió gratuïta del programari.
Si opteu per la ruta gratuïta, assegureu-vos de seleccionar un producte que tingui algun reconeixement de nom. Llegiu ressenyes d'altres usuaris i obteniu recomanacions quan sigui possible. Com que vostè està introduint informació important de la companyia i sensible, no voleu utilitzar qualsevol descàrrega de programari de comptabilitat de petites empreses que trobi en línia.
Necessito un comptador també?
Podeu preguntar-vos si encara necessiteu un comptador si feu el seguiment de tots els vostres finançaments electrònicament. En general, la resposta és sí. És una bona idea que un comptador professional certificat revisi la seva informació per assegurar-se que tot està seguint correctament i que no ha passat per alt qualsevol cosa que sigui vital per obtenir un impost temporal. Un comptador també us mantindrà actualitzat sobre les disposicions i els requisits fiscals més recents per assegurar-vos que sempre esteu complint.
Una de les característiques que es troben en la majoria de programari de comptabilitat de petites empreses és la possibilitat de donar accés al vostre comptador al programari. Normalment podeu convidar al vostre comptador al vostre compte perquè puguin veure tota la informació que necessiten per mantenir els vostres recursos financers en marxa. El vostre comptador tindrà una funcionalitat limitada perquè no puguin fer canvis sense el vostre permís.
Si ja teniu un comptador, podeu demanar-vos el que recomana per al programari de comptabilitat de petites empreses. Donat el seu coneixement de la seva empresa, pot tenir algunes recomanacions específiques per a què funcioni millor per a vostè. També pot tenir algunes preferències pel que el programari s'integra millor amb el que utilitza en el seu final.
Trobar el programari de comptabilitat de petites empreses adequat per a la vostra empresa us permetrà establir un èxit financer a la llarga. Assegureu-vos de fer les bases i la recerca adequades per triar un producte adequat per al vostre nivell d'experiència, empresa i indústria. És una inversió en el futur de la vostra empresa que voleu assegurar-vos que ho feu la primera vegada.
