Com a empresari, sou l'encarregat d'enviar declaracions fiscals W-2 a cada empleat abans del 31 de gener. Mantenir les còpies W-2 en el fitxer durant diversos anys protegeix contra les reclamacions que no va poder enviar-les a temps i serveix com a defensa a una auditoria.
Requisits de conservació de registres
El Servei d'Impostos Interns pot auditar la declaració d'un petit negoci fins a tres anys després de la seva presentació, segons el lloc web legal Nolo. L'IRS anima els propietaris de negocis a conservar tots els documents fiscals, inclosos els W-2, durant almenys quatre anys després de la seva presentació. Nolo ofereix una suggeriment encara més conservador de registres de contingut durant almenys sis anys després de la seva presentació.
Motius per mantenir
A més d'utilitzar declaracions W-2 com a documentació en una auditoria, voleu mantenir-les en cas que els treballadors afirmen que no han rebut cap còpia. Els empleats es dirigeixen a comunicar-se amb vostè si no reben un W-2 dins de dues setmanes després del termini del 31 de gener. En aquest moment, és possible que necessiteu enviar una altra còpia. També haureu de guardar còpies de les presentacions fiscals de l'empresa, incloses les devolucions per les quals vau informar els ingressos dels empleats, durant almenys sis anys.
