De vegades pot ser difícil imposar ordre i disciplina en una reunió d'associació de condominis. Sobretot si es debaten algunes despeses importants o canvis de normes, podeu enfrontar-se a moltes visions diferents i sense consens real sobre el camí a seguir. És important que s'adhereixi al procediment de reunió adequat per tal que tothom pugui escoltar-se i prendre decisions de manera efectiva. També hauríeu de llegir les regles del vostre estat sobre les associacions de condominis i assegurar-vos que esteu complint el procediment legal en relació amb la realització de reunions.
Sol·liciteu temes del programa per a la discussió de tots els membres del consell, per assegurar que s'estan abordant tots els problemes pendents.
Escriviu i distribueixi una agenda molt abans de la reunió, juntament amb l'acta de la reunió anterior. Pot ser més eficaç si teniu l'adreça de correu electrònic de cada propietari per garantir una distribució eficient. L'ordre del dia hauria de deixar clar el moment i el lloc de la reunió i exactament el que es tractarà. Hauria de contenir moviments explícitament declarats sobre negocis substantius.
Assegureu-vos que tingueu una secretària per prendre minuts adequats a la reunió. D'aquesta manera, les accions aprovades a la reunió es registraran correctament i es podran dur a terme.
Permetre un breu període de temps a l'inici de la reunió per a la socialització, i tingueu cafè o altres refrigeris a la mà. Això permet als propietaris barrejar-se i crear un ambient més cooperatiu i amigable.
Realitzeu la reunió per encàrrec amb una declaració que començarà el negoci formal. Assegureu-vos que teniu l'atenció de tots abans de procedir al negoci.
Aprova les actes de la reunió anterior, ja sigui com sigui o amb qualsevol esmena acceptada pels membres.
Presenteu els informes dels oficials que siguin necessaris per informar els propietaris de les accions que es realitzin en nom seu des de l'última reunió.
Mou al primer element del negoci. Indiqui la moció i demana la discussió. Els membres han de ser reconeguts per la càtedra abans de parlar. Aquest sistema garanteix que la discussió no es degeneri en un producte improductiu lliure per a tothom, que pot passar si les emocions s'estan produint per sobre d'un problema de condominis en particular.
Moveu la moció, ja sigui tal com s'ha indicat o modificat per la discussió, i després preneu una votació.
Assegureu-vos que el secretari de la reunió observa la redacció exacta de la moció i el resultat de la votació abans de continuar. Aquesta moció guiarà les accions posteriors de l'associació sobre aquest tema en particular.
Treballa a través de cada element de negoci d'aquesta manera.
