Els correus electrònics i altres mitjans de comunicació electrònics poden haver embolicat cartes en paper al límit de la consciència, però seria enganyós suggerir que l'art de l'escriptura de lletres ha mort. Al contrari, les empreses utilitzen cartes cada dia per enviar informació, comunicar condicions importants als clients i posar alguna cosa tangible a les mans del destinatari. Una carta semiforme és apropiada quan coneixeu el destinatari, però no com a amic.
El format correcte és semimormalment?
Siempre considereu el destinatari en preparar una carta comercial. Una carta semi-formal és apropiada quan es coneix el destinatari o es comunica amb ell regularment, per exemple, el comptador que cuida la vostra comptabilitat o el director d'oficina del vostre proveïdor principal. Si no coneixeu la persona, trieu un estil de carta formal. Les lletres semi-formals són més educades que les cartes informals. Penseu-hi com una cruïlla entre el tipus de carta oficial que podeu escriure a un regulador del govern i l'estil relaxat de lletra que podeu escriure a un amic.
Segueix el format de carta de negocis estàndard
Les lletres semi-formals segueixen el format estàndard de carta de negocis; només és l'idioma que heu de modificar per crear un to neutre. Tria articles de paper que s'imprimeixen amb el capçal de paper de la vostra empresa i escriu el nom del destinatari i l'adreça de l'empresa a la part superior esquerra de la pàgina. Per tant, si escriu al director general d'una empresa proveïdora, l'adreça interna dirà:
Catherine Torrance, directora general
Acme Company
123 carrer Acme
Bartlesville, Oklahoma 74003
A continuació, escriviu la data en format de dia a dia. És convencional en l'escriptura empresarial per escriure el mes com una paraula: "28 de març de 2018."
Trieu una salutació
Utilitzeu el cognom del destinatari seguit d'un còlon: "Estimat senyor / senyor / senyor / cognom / Cognom:" Per a diversos destinataris, indiqueu els noms de tots els destinataris: "Estimada Sra. Tomaker, Sr. Bennett i Dr. Toulson-Smith: "No escriguis el primer nom; es considera groller. Si no coneixeu el nom del destinatari, feu una cerca en línia per descobrir-lo. Utilitzeu un saló genèric com "Estimat director de vendes": només com a últim recurs. En aquest escenari, seria preferible dirigir la vostra carta "Benvolgut Senyor" o "Benvolguda senyora" i utilitzar un to formal.
Estructura del cos per a la claredat
El cos de la vostra lletra ha de tenir un to polit i neutre. Utilitzeu paraules quotidianes en lloc de paraules formals, per exemple, "també" en comptes de "més" i "però" en lloc de "no obstant això". Les contraccions com "Jo sóc", "no" i "no" estaran bé en una carta semiforme, sempre que s'adaptin a l'estil de casa de la vostra empresa. Obriu descriure el motiu pel qual esteu escrivint i feu que els punts restants siguin de dos a quatre paràgrafs d'una manera lògica, una idea per paràgraf. Respecta el temps del destinatari i mantén la lletra tan breu i puntual com puguis.
Escriu un tancament gratuït
Teniu diverses opcions per arrodonir una carta semiforme, de manera que trieu un tancament amable però cordial de la llista següent:
- Respectuosament,
- Atentament,
- Atentament,
- Atentament,
- Cordialment,
- Els millors desitjos,
Acaba escrivint el vostre nom i títol, imprimiu la lletra i firmeu el vostre nom a l'espai entre el tancament i el nom que heu escrit.
Exemple d'una carta semimonformal
Tot plegat, aquí teniu un exemple d'una breu carta semiformal:
Benvolguda senyora Mears:
Estic escrivint per convidar-lo formalment a ser un orador convidat i facilitador de taller a la propera Conferència de Vendes Industrials 2019.
El tema d'aquesta conferència és "Vendes: Riding the Technology Wave". Se celebrarà al Centre de Convencions Ernest N. Morial de Nova Orleans del 3 al 5 d'octubre de 2019.
Per a la vostra informació, Katerina Houlden de Sales Intel·ligents serà la portaveu principal d'obertura. El tema de la seva presentació és "Dominar les vendes de grans dades". Si accedeix al nostre portal de conferències a www.indsalescon.net, podeu veure el projecte de programa actual i els temes específics que els discursos i tallers cobreixen provisionalment.
Esperem que l'assistència sigui la més alta mai d'aquest any, en l'àrea de 4.000 delegats i 80 ponents. Estaria satisfet i honrat si contribuís a aquest prestigiós esdeveniment.
Li agrairia que pogués respondre amablement abans del 30 de maig. A partir d'aquí, puc proporcionar-li tota la informació que necessiteu.
Els millors desitjos,
Jane Doe
