Ja sigui que dirigeixi una petita empresa o administri les seves finances, és essencial que entengui les diferències entre les despeses reemborsables i els ingressos imposables. L'IRS és particular pel que fa al que es pot classificar com una despesa reemborsable, i es poden produir sancions si ho fa de manera incorrecta. El manteniment i el manteniment dels ingressos són fonamentals si la vostra empresa ha estat auditada.
Què són les despeses reemborsables?
Quan proporcioneu béns o serveis per a un client, és possible que hi hagi ocasions en què assumeixi el cost d'un servei addicional o un element fora de cortesia a aquest client. Podeu optar per no facturar al client per aquests costos. Si ho feu, però, la quantitat es mostrarà més tard com a ingrés al vostre compte de comptes. Com que no es tracta d'ingressos habituals, cal diferenciar-se.
En qualsevol moment en què incorri en despeses en nom d'un client durant el desenvolupament de la seva feina, aquests costos cauran en la categoria de despeses reemborsables. Per exemple, les despeses d'enviament o despeses de viatge podrien comptar com a despeses reemborsables. Els costos de combustible, menjars o habitacions d'hotel també es poden classificar com a reemborsables. En el negoci normal, el tractament de la comptabilitat de reemborsament estableix que es tracta d'una despesa quan la incumbeix i un element de renda quan es factura al client.
Si sou una empresa petita i està utilitzant un subcontractista, és possible que hàgiu de fer front a despeses reemborsables addicionals que es consideren despeses de pagament. Per exemple, si subministreu serveis de manteniment de llocs web al vostre client per un valor de 500 dòlars al mes i pagueu un subcontractista de 500 dòlars al mes per dur a terme el treball, aquesta despesa no és ingressos per a vostè, sinó una despesa inversora. Haureu de proporcionar al subcontractista el formulari 1099 al final de l'any fiscal i mantenir registres acurats del que ha facturat al vostre client i el que pagueu pel mateix treball.
Els reemborsaments són els ingressos tributaris?
Quan es paga un reemborsament a un empleat o al negoci, ha de ser degudament registrat perquè es consideri no tributari. Per exemple, en el cupó de pagament d'un empleat, cal fer un reemborsament com a tal i no només incloure entre els altres ingressos de l'empleat. En el gràfic de comptes de la vostra empresa, cal que tingueu en compte que és una despesa reemborsable quan la documenteu per primer cop. D'aquesta manera, podeu comprovar la vostra llista d'ingressos més endavant per verificar que no sigui imposable.
A condició que les despeses i els ítems de línia d'ingressos hagin estat degudament documentats i seguits, els reemborsaments no es consideren ingressos imposables. No esteu pagant per un bé o servei en aquesta instància, sinó que ofereix una certa quantitat de diners ara que se us reemborsarà més endavant.
Seguiment adequat de les despeses reemborsables
A més de documentar les despeses reemborsables correctament al vostre diagrama de comptes, haurà de mantenir registres acurats. Arxiu tots els rebuts, declaracions o qualsevol altra documentació relacionada amb la despesa si és possible. Conserveu una còpia amb la documentació fiscal de l'exercici fiscal per tal que pugueu consultar-la en cas d'auditoria o qualsevol pregunta que pogués sorgir. Sense una documentació adequada, l'IRS podria argumentar que la despesa reemborsable hauria d'haver estat tractada com a ingrés imposable, la qual cosa suposaria que la vostra empresa tingués més recursos al final de l'any fiscal.
