La vostra capacitat de comunicació efectiva tindrà un impacte directe en el vostre treball. És fonamental que sàpiga escriure i enviar correspondència que sigui concisa i comprensible. La nota empresarial és un document breu que s'adreça a un grup específic de persones i se centra en un propòsit específic. Una nota ben escrita us ajudarà a comunicar-se de manera eficient i aconseguir resultats. A més d'escriure-ho correctament, és crucial assegurar-vos que la vostra nota sigui enviada correctament a les persones que necessiten llegir-la més.
Crafting Your Memo
Penseu en el vostre públic. Abans de començar a compondre la memòria, tingueu en compte el nivell educatiu i l'experiència de les persones amb qui esteu comunicant. També teniu en compte les necessitats dels destinataris. Alguns individus poden necessitar instruccions més detallades i directrius específiques establertes, mentre que d'altres es pot proporcionar una informació molt general i prendre la iniciativa per compte propi.
Utilitzeu el format de capçalera correcte. A la línia "Data", utilitzeu abreviatures estàndard. Per a "A", hauríeu d'enumerar a cada persona que rebrà la nota per nom. No utilitzis sobrenoms. Utilitzeu els noms i els cognoms, i poseu-los per ordre alfabètic o per posició dins de l'empresa. Per a la línia "Des de", utilitzeu el vostre nom i cognoms, així com el departament en què es trobi, si escau.
Trieu una línia de tema que sigui específica i informativa. Sovint, les persones envien memos amb línies d'assumpte que són vagues i generals. Un concepte específic i conciso donarà als destinataris una idea molt millor del que fa referència la memòria. Per exemple, una línia d'assignatures general seria "Reunió", però podria dir-se una línia de tema específica, "Presentació de l'equip de vendes per a la reunió del divendres".
Obert amb els detalls. No perdis temps amb chit-chat o fons. La primera part de la memòria hauria de dir exactament el que necessiteu. Amb l'exemple anterior, de la presentació de l'equip de vendes, podeu obrir-se amb: "A la reunió de divendres, l'equip de vendes presentarà una presentació de diapositives amb dades d'ingressos i de comptes per al primer trimestre".
Escriviu la vostra nota, evitant la veu passiva. Una nota està dissenyada per compartir informació i demanar assistència, de manera que necessiteu utilitzar una veu activa. En la gramàtica i l'escriptura, la veu activa significa que el subjecte d'una frase està actiu -de fet o que és alguna cosa- en lloc d'haver-hi succeït altres coses. La veu activa anava a llegir com "L'equip de vendes presentarà una presentació de diapositives". Es plantejarà un enfocament passiu com "Ens agradaria que l'equip de vendes considerés una presentació de diapositives".
Escriu una conclusió. La seva conclusió no ha de ser complicada, però hauria de resumir els punts clau referenciats a la nota.
Editeu el vostre treball. Poques coses són tan vergonyoses com enviar un memoràndum comercial i després de saber que heu deixat un error ortogràfic gegant al mig del mateix. Revisa la teva memòria abans d'enviar-la i, a més de fer correccions, elimineu paraules innecessàries. Manteniu la memòria concisa.
Envieu la vostra nota
Envia la teva nota. Si l'envieu per correu electrònic entre oficines, assegureu-vos que cada persona que es dirigeixi a la nota obtingui la seva pròpia còpia. Ningú hauria d'haver de compartir una nota amb el noi en el següent cubicle.
Utilitzeu el correu electrònic si és una opció. S'ha d'enviar una nota de correu electrònic a tothom alhora, però és possible que vulgueu fer còpies de còpia d'alguns dels destinataris. Si envieu un correu electrònic a la vostra nota, poseu-vos el tema de la nota a la línia de l'assumpte de l'encapçalament de correu electrònic. No feu servir fonts, imatges ni altres complements de correu electrònic bonic o acolorit.
Feu un seguiment un cop hagueu enviat la vostra nota. Si hi ha un termini esmentat a la memòria, assegureu-vos que torneu a consultar amb els destinataris més endavant.
Consells
-
Assegureu-vos que la vostra nota segueixi qualsevol pauta de la companyia relacionada amb punts de bala, espaiat de paràgrafs, etc.
Avís
Si esteu utilitzant el correu electrònic per enviar una nota, feu doble clic abans de prémer la tecla "Envia". Vostè voldrà tenir cautela sobre qui rep informació privilegiada o confidencial per correu electrònic.
