No importa quant diners tingui un grup en les seves arques, buscar maneres d'estalviar diners en esdeveniments té un bon sentit empresarial, i més encara si aquest esdeveniment pretén recaptar fons per a l'organització. Mantenir els costos reduïts amb una planificació intel·ligent i creativa implica un temps de reunió addicional i prioritzar-lo en comptes de complir-lo. La recompensa pot aportar més diners del que ha desaparegut o, almenys, evitar que comenci el proper trimestre en vermell a causa d'una festa.
Planifiqui endavant. La millor manera de bloquejar els preus i trobar bones ofertes requereix que el comitè d'esdeveniments es reuneixi almenys amb sis mesos d'antelació per buscar gangues. Intentar tirar alguna cosa junts a l'últim moment no proporciona cap saló de negociació, deixant-vos pagar el preu total d'alguna cosa que d'altra manera podria haver aconseguit al preu o menys.
Feu un pressupost i s'hi adheriu. Quan es fan coses de forma barata, és l'objectiu, amb un nombre sòlid abans de començar a establir límits quan comença la pluja d'idees i permet que un grup prioritzi allà on passen aquests dòlars.
Parleu sobre com estalviar diners a la porta. Mireu opcions com demanar a un donant compromès que ofereixi la seva llar per a una festa a la casa o que brinda hores de voluntariat al centre comunitari local a canvi d'utilitzar gratuïtament les seves instal·lacions. Si hi ha una escola de cuina a prop, publiqueu volants que busquen estudiants que desitgin provar les seves noves habilitats culinàries per atendre el vostre esdeveniment o demanar-li un professional si podeu reduir els costos oferint el vostre propi cambrer o cambrer.
Investigueu el cost dels elements de la llista de verificació abans de comprometre's amb una idea o contracte. Els salons de lloguer, els proveïdors d'hostaleria, els músics, els costos d'impressió i els favors de festa s'afegeixen ràpidament. Abans d'aconseguir que tothom entusiasmi sobre una determinada instal·lació o una banda que coneixeu, obtingui el baix preu del preu real.
Utilitzeu els recursos disponibles. Consulteu la vostra taula o base de voluntariat per ajudar-vos amb l'esdeveniment, ja sigui imprimint i enviant volants per estalviar costos d'impressió o demanant a algú que faci o ofereixi equips AV per a la presentació de la tarda. Apropar-se a la base central pot crear estalvis importants.
Uneix-te amb un altre grup de mentalitat similar per coorganitzar un esdeveniment. Això no només permet compartir costos i funcions, sinó que també promociona el vostre esdeveniment a un públic ampli i pot obtenir una exposició addicional.
Feu ús de materials de xarxa gratuïts. Tot i que les promocions en línia són ràpides i fàcils, el vostre grup també pot fer ús de butlletins comunitaris que ofereixen ràdio, televisió i diaris. Escriviu i distribueixi comunicats de premsa del vostre esdeveniment i promocioneu un angle que permeti que el vostre esdeveniment sigui un lloc a les notícies locals.
No assumeixi que obtindreu alguna cosa per res. És possible que tingueu l'organització més benvolguda sense ànim de lucre o comunitat a la zona, però això no equivaldrà necessàriament a un viatge gratuït per a béns i serveis. Quan sol·liciteu descomptes o donacions, oferiu alguna cosa a canvi, com ara una menció destacada en tots els materials promocionals, invitacions de butlletins i visibilitat a l'esdeveniment.
Consells
-
Comproveu els costos ocults, com ara càrrecs de lloguer addicionals, comissions per dèbils o recàrrecs de recàrrecs i feu tot el possible per factoritzar-los o evitar-los tots junts.
