Una empresa que ven productes o necessita subministraments periòdicament ha de tenir una unitat de compra o un punt de contacte. El responsable d'aquest procés s'anomena agent de compra. Abans d'ordenar l'inventari d'un negoci, és important comprendre els conceptes bàsics del procés d'ordenació i compra.
Avaluació
Un dels primers passos del procés d'ordenació i compra d'inventari és avaluar els elements que l'empresa podria comprar. Un comprador prudent es preocupa per la qualitat quan es tracta de necessitats d'inventari. Ell s'encarrega d'assegurar-se que l'empresa no rep un producte mal fabricat o la matèria primera incorrecta. Així, els compradors solen demanar materials, productes i subministraments d'exemple per garantir que compleixin amb els estàndards de qualitat de l'empresa.
Crea un acord
Una vegada que el representant de compra decideixi sobre un proveïdor i els productes necessaris, el següent pas és negociar un acord de venda. En el contracte de venda, el comprador i el distribuïdor acorden un descompte de preu per als articles d'inventari i les condicions de pagament. Per exemple, "net 30" significa que el pagament es deu 30 dies després de la data de la factura. L'acord també enumera condicions i normes per a rendiments, intercanvis i pagaments per costos de transport.
Enviar l'ordre de compra
El següent pas és que el comprador envieu al distribuïdor, majorista o fabricant un ordre de compra. L'ordre de compra és un compromís per comprar articles, sempre que el destinatari lliuri. L'ordre de compra conté els elements exactes que el comprador desitja per a l'inventari i l'adreça d'enviament. També inclou un número de comanda de compra, el número de compte (assignat pel distribuïdor o el fabricant) i un resum dels termes acordats per ambdues parts.
Factura de pagament
L'empresa distribuïdora rep i processa l'ordre de compra del comprador. Després d'enviar els articles al comprador, el distribuïdor emet una factura per sol·licitar el pagament. La factura conté el número de comanda de compra, el número del compte, l'adreça del comprador, una descripció dels articles enviats i l'import total degut. La factura també inclou la data d'emissió i els termes (com ara la xifra 30, vençuda en un termini de 30 dies) perquè el comprador pugui presentar el pagament a temps.
