L'assignació de processos de negoci proporciona als líders empresarials l'oportunitat d'aclarir com s'estan realitzant els processos. Mostra problemes com els colls d'ampolla i la variació en la manera en què el procés es realitza per diferents grups o individus. Els líders també poden esbrinar si la forma en què es realitza el procés és diferent de la manera en què s'ha de fer. La creació d'un mapa de processos, també anomenat diagrama de flux, és un component important de la gestió i millora de processos Six Sigma, però pot ser beneficiosa fins i tot sense el marc complet de Six Sigma.
Recopileu informació d'individus que realitzen el procés sobre com es fa. Assegureu-vos de saber si els passos varien en diferents circumstàncies o per a persones diferents. Centreu-vos en com s'està fent el procés, no en com se suposa que s'ha de fer.
Decidiu quin tipus de mapa de processos es crearà. Un diagrama d'activitat bàsic mostra el flux de passos del procés, inclosos els punts de decisió, mentre que un diagrama de flux d'implementació també mostra clarament la participació de diferents grups o persones. Per a això, creeu columnes per a cada individu o grup i dibuixi cada pas a la columna corresponent per indicar qui fa el pas.
Comenceu el vostre mapa del procés empresarial dibuixant un rectangle ovalat o arrodonit, el símbol estàndard del punt de partida. Per obtenir un diagrama de flux d'activitat, dibuixa el punt de partida a la part superior esquerra de la pàgina del paper o la pàgina del programari. Per obtenir un diagrama d'implementació, dibuixeu-lo a la part superior de la columna corresponent.
Etiqueteu el punt de partida amb una frase que indica que és el punt de partida, com ara "Truca entra" o fins i tot "Comença". Cada un dels teus passos es etiquetarà d'aquesta manera, i hauria d'incloure un verb per representar una acció presa.
Creeu cadascun dels passos del procés dibuixant un rectangle i etiquetant-lo. Cada pas hauria de tenir la seva pròpia representació. No combineu passos en una forma usant la paraula "i" per connectar més d'un verb o acció.
Connecteu els passos amb fletxes que mostrin la direcció del flux del procés. Està bé si el vostre mapa conté diverses línies per adaptar-se a la pàgina; les fletxes fan que el flux sigui aparent independentment de l'arranjament físic dels passos.
Utilitzeu una forma de diamant per representar un punt de decisió en qualsevol moment el següent pas depèn d'una circumstància específica. Per exemple, un mapa de processos per a un carret de compres en línia tindria un punt de decisió que representaria l'elecció del client per pagar amb targeta de crèdit o mitjançant PayPal.
Indiqueu els passos que segueixen un punt de decisió creant els símbols rectangulars i etiquetant-los i afegint les fletxes per mostrar el flux del procés. Etiqueteu cadascuna de les fletxes des del punt de decisió, per aclarir la condició que condueix a seguir aquest camí. Al nostre exemple actual, utilitzeu l'etiqueta "PayPal" per una fletxa i "targeta de crèdit" per a l'altra.
Afegiu una forma final rectangular ovalada o arrodonida anomenada "Final" com a últim pas per indicar el final del procés.
Reviseu el mapa del procés per assegurar-se que es llegeixi correctament. També hi ha algunes persones que realitzen el procés que la revisen, per assegurar-se que es descrigui amb precisió què fan.
Consells
-
Programes com Microsoft Visio tenen funcions especials per crear mapes de processos, però també es poden utilitzar altres programes gràfics o PowerPoint. Quan primer tingueu informació sobre el procés, escriviu cada pas amb una petita nota adhesiva i, a continuació, organitzeu-los per mostrar el flux del procés. Aquest mètode pot ser més fàcil que intentar crear el mapa del procés alhora des del principi. Si el vostre procés implica moltes compensacions entre grups o individus, és possible que vulgueu utilitzar un diagrama de flux d'implementació per il·lustrar explícitament la participació de diverses parts.
