Un cop finalitzades, els formularis W-9 dels vostres proveïdors, autònoms i contractistes no caduquen. Tanmateix, l'IRS necessita que se substitueixin quan es modifiqui la informació específica, inclosos els canvis en els noms, el tipus d'entitat comercial o el número d'identificació dels contribuents. Encara que no sigui requerit per l'IRS, la seva empresa pot sol·licitar formularis W-9 actualitzats amb la finalitat de mantenir registres precisos dels proveïdors de serveis.
Consells
-
Els formularis W-9 inclouen informació fiscal important sobre els proveïdors de serveis de la seva empresa, i no caducan. Tanmateix, alguns canvis a la informació poden provocar que es requereixi un nou W-9.
L'objectiu d'un W-9
Les empreses utilitzen formularis IR-W-9 per recollir informació dels contribuents dels proveïdors de serveis que no són empleats. Les empreses financeres també utilitzen el formulari W-9 per informar sobre els interessos i els dividends pagats als seus clients. La informació introduïda en el formulari s'envia a l'IRS per documentar els pagaments que l'empresa ha realitzat a autònoms, contractistes independents i proveïdors que han pagat més de $ 600 per serveis realitzats durant un any natural. L'IRS requereix que les persones completin el formulari amb el seu nom, adreça, número d'identificació fiscal o número de la Seguretat Social i una signatura. Es demana als proveïdors i contractistes independents el nom del seu negoci, el tipus d'entitat empresarial, el número d'identificació d'un empleat i la signatura del director. Tots els proveïdors de serveis han d'indicar si estan exempts o no estan exemptes de la seva retenció de còpia de seguretat.
Quan es requereix el nou formulari W-9
Per assegurar que els ingressos reportats per una empresa coincideixin amb la informació presentada en les declaracions d'impostos dels proveïdors de serveis, l'IRS requereix la substitució d'un formulari W-9 existent en poques circumstàncies. Es necessita un nou W-9 si canvia el nom d'una persona, com després del matrimoni; Tanmateix, un canvi d'adreça no requereix un reemplaçament de W-9. Un altre motiu seria si una empresa canvia d'un tipus d'entitat jurídica a una altra. Per exemple, si una propietat individual canvia a una LLC, es requereix un nou formulari W-9. De la mateixa manera, un canvi del número d'identificació dels contribuents a un número d'identificació de l'ocupador requeriria un formulari de reemplaçament.
Canvis en la retenció de la còpia de seguretat
L'IRS pot instruir a una empresa a retirar un percentatge dels ingressos pagats als proveïdors de serveis específics. Això s'anomena retenció de còpia de seguretat. Els diners són retinguts per l'empresa i enviats a l'IRS per raons que poden incloure una quantitat insuficient d'impostos, un número d'identificació fiscal incorrecte o un número d'identificació fiscal. L'IRS requereix un nou formulari W-9 quan es demana a un negoci que iniciï la retenció de la còpia de seguretat d'un contractista independent o proveïdor independent. El formulari de reemplaçament ha d'indicar el canvi en la retenció de còpia de seguretat d'exempts a no exempts.
