Normalment, s'utilitza una proposta departamental per obtenir recursos per a un programa nou o expandit, un nou servei o una forma diferent de fer negocis actuals que requeriran aprovació per a l'assignació del pressupost del departament. Ha de ser prou breu com per respectar el temps del fabricant de decisions, però prou com per obtenir l'aprovació. Una proposta pot ser una resposta a una Sol.licitud de Proposta (RFP), o pot ser que no sigui sol · licitada.
Preparació de propostes
Feu la vostra recerca. Llegeix la guia de propostes de la RFP o departamental a fons. Conegui el que està demanant (format, durada, nombre de seccions). Seguiu les instruccions amb precisió; no t'improvisin.
Conegui qui està presentant la proposta a: el conseller delegat, el consell d'administració o un director departamental. Haureu d'incloure la proposta al vostre punt de vista. El CEO necessitarà una visió més estratègica, mentre que el gerent requerirà més detalls de procediment. El consell d'administració consistirà en tots dos, de manera que els dos objectius haurien de ser ben documentats.
Llegeix el pla estratègic departamental, o equivalent. Haureu de mostrar com la vostra proposta compleix un objectiu estratègic o el resultat clau. Llegeixi qualsevol altre document departamental pertinent, en particular aquells que fan referència a l'àrea en què treballa.
Desenvolupament de propostes
Comenceu amb un historial del problema que us resoldrà, o el servei que renderitzarà. Descrigui la necessitat o proporcioni una anàlisi de necessitats. Demostreu la vostra comprensió de l'estructura del departament i on hi cabrà aquesta proposta.
Identifiqueu els avantatges de la vostra proposta, quantitativament si és possible. Destaca els punts forts i les oportunitats de manera quantitativa i mostra solucions a debilitats i amenaces. Descrigui opcions i alternatives possibles en termes de costos i beneficis relatius. Realitzeu una anàlisi de risc; incloure consideracions legals i identificar solucions als riscos identificats. Indiqueu la vostra opció preferida i indiqueu per què.
Identifiqueu els recursos humans i materials que serà necessari per a l'opció recomanada, tant pel que fa al nombre com al cost. Assegureu-vos que totes les vostres reclamacions siguin exactes i que tingueu els recursos per proporcionar els resultats que prometeu.
Indiqueu clarament el marc de temps de l'obra. Incloeu una estructura bàsica per desglossar el treball o un gràfic de Gantt, que són eines de gestió de projectes. Si no esteu familiaritzat amb ells, busqueu un col · lega que sigui. Assegureu-vos d'incloure els noms de qualsevol col · lega que proporcioni una ajuda significativa, verbal o en la proposta.
Abans d'enviar la proposta, deixeu-la al marge durant 24 hores. Llegiu-ho a fons i identifiqueu qualsevol debilitat; estreny la gramàtica. Demaneu a algú que confiï en revisar, i reescriure si cal.
Creeu un resum executiu. En una pàgina o menys, indiqui les parts importants de la proposta. Posa això com la primera pàgina. La segona pàgina ha de ser un índex precís o una taula de continguts.
Consells
-
Si voleu presentar-lo personalment, practiqueu la vostra presentació davant d'un mirall o presenteu-la a un company com a sec.
No promet mai el que no pot lliurar o fer reclamacions que siguin infundades o falses.
