Per mantenir la competitivitat, les empreses consideren la seva gestió de la relació amb els clients. CRM es refereix al control de les relacions que l'empresa té amb els seus clients. El concepte bàsic darrere d'un sistema de CRM és mantenir l'activitat operativa a través de trobar i mantenir clients. Els CRM utilitzen la tecnologia per organitzar i analitzar els processos empresarials amb aquest propòsit. Això significa que els CRM necessiten requisits definits que indiquen quins processos són necessaris i com han de funcionar.
Requisits funcionals
Els requisits funcionals són tot el que el negoci necessita per fer negocis amb el client. En el nivell més bàsic, els requisits funcionals són, per tant, requisits operatius. Poden incloure articles com ara tenir un lloc web, contractar un nombre específic de representants, accés a Internet i telèfon per als corresponents als clients i un programari o maquinari específic. Aquests elements de vegades es desglossen en subcategories, com ara requisits de tecnologia o requisits del proveïdor. Els requisits funcionals es diferencien en funció dels objectius generals d'una empresa, però, tal com assenyala Aurther O'Connor de cioupdate.com, tots els requisits funcionals han d'adaptar-se al client, i els administradors han de documentar els requisits clarament per definir els objectius de la companyia i restringir-los despeses de recursos innecessàries.
Pressupost
Els requisits del pressupost de CRM contemplen quant pot gastar una empresa en màrqueting, productes, servei al client, manteniment i formació. Sovint, les empreses desenvolupen pressupostos CRM basats en el que la companyia o empreses similars han fet en el passat. Tanmateix, perquè els requisits funcionals d'una empresa poden canviar per adaptar-se als clients, O'Connor subratlla que pot ser millor fer un enfocament centrat en els objectius dels pressupostos de CRM. Això significa que un oficial de CRM ha de desenvolupar un pressupost de CRM d'acord amb el que l'empresa en definitiva vol fer. Els avantatges d'aquest enfocament sobre els requisits del pressupost de CRM són que sempre es basen en el futur i que permet que l'oficial de CRM es concentri en els objectius generals de l'empresa.
Coneixement del client
El coneixement del client és un component fonamental de tots els sistemes CRM. Inclou comprendre les tendències i els grups de clients, perquè els clients trien inicialment o de manera reiterada el negoci i els factors que influeixen en les opcions del client. Els requisits de CRM poden incloure punts centrats en les dades i l'anàlisi del client, com ara enquestes de clients i estadístiques de vendes basades en l'inventari i els rebuts.
Implementació i manteniment
Els requisits d'implementació i manteniment dicten el que és necessari per a que funcioni tot el sistema CRM. Aquests requisits poden incloure conceptes com ara el temps (p. Ex., Quant de temps durarà un procés), o bé poden detallar elements com actualitzacions o certificacions. Aquests requisits solen ser més amplis que altres requisits perquè solen determinar com s'adrecen altres requisits.
