Els comptes a pagar, o AP, es classifiquen com a passius corrents i s'inclouen en el balanç. Per tal de tancar els llibres al final de mes i al final de l'any, els comptes a pagar hauran de conciliar. Pot ser un compte molt gran o un petit si és una empresa petita.
Si la vostra empresa utilitza el mètode de comptabilitat acumulat, registra les despeses a mesura que ocorren, i no quan es paguen realment. Si aquest és el cas, el compte AP s'utilitza extensivament. En general, les empreses utilitzen un saldo general (suma total) i un saldo subsidiari (detalls dels comptes) per registrar els comptes a pagar.
Obteniu el saldo de la cartera general o la suma dels comptes a pagar i el saldo del llibre principal o els detalls de l'AP. Aquests dos registres han de ser la mateixa quantitat per reconciliar el compte.
Utilitzeu un programa de full de càlcul per configurar la conciliació dels comptes a pagar. Utilitzeu la columna A per introduir el saldo dels comptes a pagar segons el llibre general. Utilitzeu la columna B per introduir el saldo detallat dels comptes a pagar. Si es compleixen aquestes dues coincidències, es reconcilia el compte. Si hi ha una diferència de conciliar, hi ha més feina que fer abans de tancar el compte.
Reviseu els elements del detall dels comptes o de la filial que no estiguin en el llibre general. A més, tingueu en compte els elements del llibre general que s'ometen del detall dels comptes. Afegiu i restoreu aquests elements segons correspongui de cada registre.
Busqueu possibles errors d'enregistrament per ajudar-vos a reconciliar els vostres comptes a pagar.
Cerqueu entrades que s'hagin publicat directament al llibre general i que no estiguin registrades al llibre principal o als detalls. Afegiu aquestes entrades al costat del llibre secundari o la reconciliació.
Busqueu entrades al registre secundari que no estiguin registrats al llibre general. Afegiu els imports a la columna general del llibre major de la reconciliació.
Reviseu les entrades dels comptes a cobrar i els comptes a pagar, detalls o subgravats. Assegureu-vos que les entrades s'hagin degudament registrades com a deutes i crèdits. Els errors de registre comuns inclouen crèdits a cobraments o deutes per registrar els pagaments.
Examineu les entrades del compte de caixa. Busqueu els crèdits i els deutes en efectiu en lloc dels comptes a pagar.
Feu ajustar les entrades per tancar els llibres si el compte encara no es reconcilia. Si la diferència supera el llindar de materialitat de la vostra empresa, continueu revisant totes les entrades fins que es reconcilien els llibres.
Consells
-
Penseu en la possibilitat d'invertir en un programari de reconciliació automàtic per ajudar-vos a tancar els vostres llibres amb més eficàcia. Aquests programes us ajudaran a localitzar discrepàncies als vostres llibres molt més ràpidament que no pas a la cerca manual.
