Un sistema de caixa petita ajuda a les empreses a pagar petites despeses ràpidament sense registrar cada transacció. Es tracta d'un fons separat d'efectiu que es reserva per pagar els subministraments o altres despeses de baix consum. Per controlar correctament el fons d'efectiu petit i registrar-lo correctament amb finalitats fiscals, el fons s'ha d'emmagatzemar en una ubicació segura i reconciliar-se amb freqüència.
Petty Cash System
Mentre que alguns negocis minoristes executen petites despeses fora dels seus comptes, un sistema de caixa petita adequat significa deixar de banda una quantitat fixa de diners en una caixa o calaix i utilitzar-la per pagar petites despeses. Els rebuts de les despeses s'inclouen a la casella juntament amb qualsevol canvi de les transaccions. El total dels rebuts i els diners restant sempre han de ser iguals a la quantitat que vau començar. Per exemple, si teniu un fons de caixa petit de $ 100 i gasta 27.52 dòlars en material d'oficina, el vostre comprovant per a la compra més els diners restants al fons sumarà fins a $ 100.
Rebuts
L'IRS requereix rebuts per a totes les despeses superiors als 75 dòlars, però és un bon costum obtenir els rebuts per cada transacció en efectiu petita, per poc que sigui. Els rebuts proporcionaran la còpia de seguretat als petits controls de reemborsament d'efectiu quan cobreixi el fons. Quan els diners petits baixen, comprova sempre el saldo amb els rebuts abans d'afegir més. Per reposar el fons, escriviu una comprovació d'empresa a "Petty Cash", en efectiu i afegiu els diners a la casella. Els rebuts i el full de reconciliació de diners petits es dirigeixen al comptador per ingressar al sistema comptable.
Informes
El petit full de reconciliació d'efectiu i els rebuts són la còpia de seguretat de la petita verificació de reemborsament d'efectiu. Introduïu-los com una transacció al registre bancari i assigneu subtotals a cada categoria. Per exemple, si els rebuts augmenten fins a $ 97,12 i representen $ 29,88 en material d'oficina, $ 43,02 en manteniment i $ 24,22 en promoció, els dipòsits de transaccions Banc $ 97,12 i crèdits Suplements d'oficina $ 29,88, Manteniment $ 43,02 i Promoció $ 24,22.
Mantenir registres
Igual que qualsevol altra despesa comercial, l'IRS requereix que mantingueu els rebuts i una altra còpia de seguretat durant set anys. Adjunta els rebuts a la part posterior de la fitxa i el fitxer de reconciliació de diners petits en entrar. Guardeu els vostres rebuts amb llum brillant. Alguns rebuts impresos en paper tèrmic s'esborraran molt abans que es compleixi el requisit d'emmagatzematge.
