Una matriu de distribució de documents us proporciona una referència visual per determinar com comunicar-se amb un ampli ventall de persones. Aquestes matrius són útils en negocis, escola i qualsevol altra organització que es comuniqui a través de documents impresos o informatitzats. Les eines de full de càlcul computarizadas, com ara Excel, Números, 1-2-3 o Calc, són les millors eines per crear una matriu de distribució de documents, però podeu utilitzar qualsevol programari que us permeti crear taules. Si la vostra organització és petita, podeu dibuixar la vostra matriu manualment.
Comenceu un llibre nou al vostre programa de full de càlcul o configureu una taula nova en un programa de processament de textos. Els programes de full de càlcul poden gestionar més dades que les taules, de manera que trieu aquest format si teniu l'opció.
Llista tot tipus de document que utilitzeu per a la vostra organització a la fila superior del vostre full de càlcul, començant per la segona columna. Els tipus de document per a una matriu general poden incloure calendaris, minuts de reunions, informes de guanys i butlletins especials. Si la vostra matriu és per a un projecte específic, enumereu els documents individuals relacionats amb el projecte en comptes de les categories de documents. Per exemple, una matriu de document de projecte de construcció pot incloure elements com dibuixos elèctrics, dibuixos arquitectònics, elevacions i còpies de permisos específics.
Llista tots els membres del vostre negoci o organització a la primera columna del costat esquerre del full de càlcul, començant per la segona fila. Rompeu les persones en categories, si escau. Per exemple, en una petita matriu empresarial, les categories poden ser "Gestió", amb tot el personal de gestió que apareix alfabèticament per sota del títol de la categoria, "Empleats" amb els que apareixen alfabèticament a sota, "Clients" amb els que apareixen alfabèticament i "Màrqueting" amb tots els Els vostres contactes de màrqueting externs s'enumeren
Comproveu la fila i la columna del capçalera per assegurar-vos que es completin ambdues llistes. Si fa més fàcil la visualització de la matriu, afegiu l'ombra a les files de la categoria de membre, de manera que es produeixi una ruptura entre els tipus de persones que reben la vostra documentació.
Feu servir la vostra primera columna de document, que serà la columna B de la majoria de programes de fulls de càlcul i col·locarà un "e" a la cel·la al costat del nom de qualsevol persona que hauria de rebre aquest document electrònicament. Col·loqueu una "p" a la cel·la al costat de qualsevol persona que rebi una còpia en paper d'aquest document. Si una persona no hauria de rebre aquest document, deixeu la cel·la al costat del seu nom en blanc. Si les vostres necessitats són més complexes, modifiqueu la notació per a la vostra organització. Per exemple, podeu escriure "2 còpies de paper" o "p-2" per indicar diverses còpies. Mentre tots els membres de la vostra organització entenguin la notació, utilitzeu qualsevol mètode que funcioni per a vosaltres.
Repetiu el procés per a cada columna, treballant per la llista per marcar paper i còpies electròniques. Això completa la matriu de distribució del document.
Creeu hipervincles del full de càlcul de matriu de distribució de documents a la vostra base de dades d'informació de contacte si és possible. Això us permetrà fer clic a un nom de la vostra matriu per obrir la informació de contacte d'aquesta persona perquè pugui enviar còpies electròniques o en paper fàcilment. Consulteu el fitxer "Ajuda" del programa de full de càlcul per obtenir informació sobre com fer-ho.
Consells
-
També podeu utilitzar matrius de distribució de documents per registrar on estan emmagatzemats els vostres documents. En aquest cas, enumereu els vostres documents a la primera columna i les ubicacions d'emmagatzematge a la part superior, com ara "Servidor web", "Gabinet de presentació d'oficines principal 1", "Equip de recepció", etc. Col·loqueu una "X" a la cel·la on es reuneix la columna de la fila del títol del document i la ubicació.
